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Ata da 85ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos trinta dias do mês de novembro de 2016, no Salão Negro do Ministério da Justiça, na Esplanada dos Ministérios, Palácio da Justiça, Bloco T, Edifício sede, Brasília-DF, sob a presidência de José Ricardo Marques, presidente do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ foi realizada a octogésima quinta Reunião Plenária do CONARQ.

Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Bruna Carla Hiraici Rezende (titular) do Ministério da Saúde, Renato Jimenez Marianno (suplente), do Ministério da Justiça e Segurança Pública, Cácio Antônio Ramos (titular), do Ministério dos Transportes, Portos e Aviação, Luis Fernando Sayão (suplente), da Comissão Nacional de Energia Nuclear; representando o Poder Judiciário Federal: os conselheiros Ana Valéria de Oliveira Teixeira (titular), do Supremo Tribunal Federal – STF, Marcelo Jesus dos Santos (suplente), do Supremo Tribunal Federal – STF, Julio César de Andrade Souza (titular), do Superior Tribunal de Justiça – STJ; representando o Poder Legislativo Federal: os conselheiros Márcio Sampaio Leão Marques (titular), do Senado Federal, Maciel Rodrigues Pereira (suplente), do Senado Federal, Vanderlei Batista dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: a conselheira Sallya de Oliveira Pereira (titular), do Arquivo Nacional, Emiliana Brandão (suplente), do Arquivo Nacional; representando os Arquivos Públicos Estaduais: os conselheiros Ieda Pimenta Bernardes (titular), do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Márcio de Souza Porto (suplente), do Arquivo Público do Estado do Ceará; Jomar Nickerson de Almeida (titular), do Arquivo Público do Distrito Federal; representando os Arquivos Públicos Municipais: os conselheiros Aurora Maia Dantas (titular), do Arquivo Central da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as Associações de Arquivistas: a conselheira Maria de Jesus Martins Barbosa (titular), da Associação de Arquivologia do Estado de Goiás (AAG); Wagner Ridolphi (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro – AAERJ; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: o conselheiro Thiago Henrique Bragato Barros (suplente), da Universidade Federal do Pará – UFPA; representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Beatriz Kushnir (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH. Justificaram suas ausências: André Freire da Silva (suplente), da Câmara dos Deputados, Maria da Graça Simão (suplente) do Arquivo Público do Paraná, Yuri Mello Mesquita (titular), do Arquivo Público Municipal da Cidade de Belo Horizonte, Maria Ana Quaglino (suplente), Fundação Dom João VI – Arquivo Pró-Memória de Nova Friburgo, Antônio Carlos Galdino (suplente), Prefeitura Municipal de Campinas, Cintia Aparecida Chagas Arreguy (titular), Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG, Luciana Quillet Heynmann (suplente), Associação Nacional de História – ANPUH, Martina Spohr Gonçalves (titular), Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil – CPDOC / FGV, Daniele Chaves Amado (suplente), Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil – CPDOC / FGV, Leila Lobo de Mendonça (titular), Centro da Memória da Eletricidade no Brasil, Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (suplente), Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS. Participaram da reunião os seguintes convidados: Ângela Margarete Caniato, coordenadora de gestão documental do TJ/SP, integrante do PRONAME do Conselho Nacional de Justiça e membro da Câmara Setorial de Arquivos do Poder Judiciário CSAJ, Antônio Gonçalves, químico do Arquivo Nacional, especialista em papel e presidente da Câmara Técnica de Preservação - CTPD, Pablo Sotyuo, pesquisador da UFBA e presidente da Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Iconográficos, Sonoros e Musicais - CTDAISM. A 85ª Reunião Plenária do CONARQ é formalmente aberta e apresentados o Ministro de Estado de Justiça e Cidadania, Alexandre de Moraes, o presidente do CONARQ, José Ricardo Marques, e a Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes. O presidente do CONARQ inicia sua fala registrando o seu pesar pela tragédia com o avião da Chapecoense: Bom dia ministro Alexandre de Moraes, eu gostaria de iniciar, registrando a tragédia com o avião da Chapecoense que abalou o país, e o que se passou para aqueles que atuam no esporte brasileiro, essa que é uma identidade marcante do Brasil, e obviamente eu vivi as esperanças e expectativas de muitos jovens que hoje praticam esse esporte e também porque fui dirigente de futebol e, também, nessa trajetória, o time ao qual eu fui vice-presidente ganhou a copa verde, sendo o primeiro time a participar da copa sulamericana e também, em dado momento, eu viajei com esse time, e vivi a euforia e a felicidade de estar participando de um torneio internacional, depois, pela minha relação com o Secretário Geral da CBF. Nosso amigo Walter Feldman enviou um fraterno abraço para o senhor Ministro. O Arquivo Nacional está assinando um acordo com a CBF para promover a documentação do esporte brasileiro e nos estádios de futebol, em especial o canal 100, então, sem dúvida nenhuma eu não poderia deixar de fazer esse registro. O presidente do CONARQ continua e se dirige novamente ao Ministro Alexandre de Moraes, e registra que sua presença na Plenária do CONARQ trata-se de um momento histórico, que marca, sem dúvida nenhuma, a gestão de documentos no Brasil. Registra que o Conselho Nacional de Arquivos tem uma grande responsabilidade nesse novo momento do país, definitivamente, deliberando, normalizando, sobretudo aquilo que podemos traçar sobre a sua visão estratégica, do que se entende sobre cidadania e das atividades do Ministério da Justiça e Cidadania. Registra que a Reunião Plenária do Conselho na capital federal é um acontecimento histórico, pois, pela 1ª vez o CONARQ se reúne em Brasília. Registra que se sente muito feliz. Informa que durante os dois dias de reunião, o Conselho tratará de temas relevantes e importantes para o país e saúda a todos. Na sequência, a Coordenadora da Coordenação de Apoio ao CONARQ, Senhora Domícia Gomes que saúda o Ministro Alexandre de Moraes, ao presidente do CONARQ, aos conselheiros registra a importância, complexidade e urgência dos temas a serem debatidos pelo Conselho, registra a urgência em suas respectivas deliberações, e estimando a todos que os dois dias de trabalho sejam profícuos. Após as devidas apresentações e agradecimentos do Presidente do CONARQ, José Ricardo Marques, e da Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes, o Senhor Ministro de Estado da Justiça e Cidadania - MJC, Alexandre de Moraes, abriu oficialmente as 85ª e 86ª Reuniões Plenárias do Conselho Nacional de Arquivos, cumprimentando a todos, em nome de Domícia Gomes, Coordenadora do CONARQ, ressaltando que é uma alegria poder participar da abertura desta reunião, compartilhar do entusiasmo de José Ricardo Marques, registrando ser muito importante que se possa evoluir nas questões do Arquivo Nacional, e ressaltar as suas atividades e a sua importância para a sociedade. Declara que, durante muito tempo, o Arquivo Nacional ficou afastado do Ministério da Justiça, até pela distância física, apesar de estar sediado em belíssimo local no Rio de Janeiro, mas a distância física acabou, também, por afastar um pouco da interlocução, do trabalho de cooperação em relação ao Ministério. Registra que com a posse de José Ricardo Marques, está sendo possível realizar um trabalho em conjunto entre Arquivo Nacional e Ministério da Justiça e Cidadania, para transformar todas as potencialidades do Arquivo Nacional. Ressalta que existe uma série de questões que devem ser trabalhadas e potencializadas, em relação ao importante trabalho realizado pelo Arquivo Nacional. Fala do apoio do Arquivo Nacional na questão da segurança pública, com a realização de cursos patrocinados pelo Ministério da Justiça e Cidadania, também para as mulheres, que continuam presas por delitos leves, e para os adolescentes que podem aprender uma nova função. Cita que pretende ampliar, com o apoio do CONARQ, a união de esforços com vistas a possibilitar um belíssimo trabalho que é realizado por todo o setor de arquivos no Brasil. Finaliza, e dá os parabéns pela organização da reunião, esperando que nesses dois dias possamos juntos delinear o que será feito. Encerra sua fala registrando que o CONARQ pode contar com o apoio do Ministério da Justiça e Cidadania e deseja um bom dia de trabalho a todos. Encerrada a mesa de abertura, a Senhora Domícia Gomes informa que o presidente fará a introdução dos temas, sugerindo uma rodada de apresentações dos membros do Conselho, tendo em vista que vários conselheiros foram recentemente integrados ao Colegiado O presidente do CONARQ mais uma vez dá boas vindas a todos e informa que falará sobre a finalidade do CONARQ, pois alguns dos novos membros ainda não conhecem as temáticas e atividades do CONARQ. Relata que o Conselho Nacional de Arquivos, foi criado pelo artigo 26 da lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, sendo um órgão colegiado de caráter deliberativo e normativo, que tem por finalidade a formulação, o monitoramento, avaliação e a orientação normativa da política nacional de arquivos, visando a gestão documental e a proteção especial dos documentos de arquivos, bem como promover a preservação do patrimônio documental do país, e o CONARQ tem sua vinculação ao Arquivo Nacional. O CONARQ é órgão central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. O Conselho elabora, edita, disponibiliza e publica normas e instrumentos técnicos, entre outros, bem como desenvolve ações para apoiar a implementação de programas de gestão de documentos voltados para a administração nas esferas federal, estadual e municipal; em razão das funções normativas atribuídas ao CONARQ no que se refere tanto aos arquivos públicos quanto aos privados, a composição do Plenário do CONARQ busca convergir interesses do Estado e da sociedade civil organizada de modo a compatibilizar as questões inerentes às responsabilidades funcional e social do poder público, com vistas à gestão e preservação do patrimônio arquivístico público e privado brasileiro e do direito dos cidadãos de ter acesso às informações públicas e ao patrimônio cultural do Brasil; o Plenário do CONARQ é constituído por membros conselheiros, representantes do poder público e da sociedade civil organizada. O presidente do CONARQ informa que as reuniões plenárias terão como pauta o projeto de revisão da Lei nº 8.159 de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, as declarações de interesse público e privado dos acervos privados, e os planos de trabalho para o biênio 2017-2018, dentre os assuntos que serão pertinentes e que serão debatidos. O presidente do CONARQ registra que a presença do Ministro da Justiça e Cidadania, Alexandre de Moraes, na Reunião Plenária do CONARQ, no salão negro do MJC - local que se reveste de um simbolismo -, sem dúvida nenhuma revela a relevância, a importância dos trabalhos do CONARQ na gestão de documentos no Brasil, nas elaborações de políticas e da sua formulação e, obviamente, na modernização da lei de arquivos no Brasil e tudo que remete aos trabalhos do colegiado do CONARQ. Registra que hoje se inicia uma mudança histórica no Brasil, nos debates e discussões e, por isso, anuncia, a pedido do Ministro, a criação de um fórum governamental de arquivos, para debater muitos assuntos inerentes às políticas públicas no país. O presidente do CONARQ anuncia que pela primeira vez na história, o CONARQ terá orçamento próprio, terá uma rubrica própria, instalações adequadas, processos, instrumentos e laboratórios, com o apoio do Ministro da Justiça e Cidadania, para que se possa ter de forma ainda mais aprofundada, eficiente e eficaz, a realização dos trabalhos do CONARQ. Informa que ocorrerá uma mudança fundamental nos trabalhos do colegiado. Na sequência, o presidente do CONARQ solicita que os conselheiros se apresentem. Terminadas as apresentações, a conselheira Beatriz Kushnir sugere que as pautas sejam enviadas com mais antecedência. A Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes, responde que, em relação às pautas, não é a primeira vez que este assunto relativo ao envio das pautas é mencionado. Lembra que as pautas devem ser elaboradas com a participação de todos os segmentos representativos do Conselho. Registra que a equipe da Coordenação do CONARQ encaminha vários e-mails solicitando essas contribuições, as quais, por sua vez, e de forma recorrente, não chegam em tempo hábil, ou não chegam, atrasando, desta forma, a elaboração das referidas pautas e o envio dos documentos pertinentes. O presidente do CONARQ salienta que esse ano foi atípico, dificultando algumas ações do CONARQ, observando que esta reunião marca um novo rumo histórico do Conselho, informando que o colegiado deverá ter orçamento próprio e uma melhoria na estrutura. Dando continuidade à reunião, a coordenadora do CONARQ passa para a análise das Atas das 83ª e 84ª reuniões plenárias. Informa que somente as conselheiras Beatriz Kushnir e Ieda Bernardes enviaram sugestões de correções nas referidas Atas. Após algumas observações e sugestões de correção pelas mencionadas conselheiras, são aprovadas as Atas das reuniões anteriores do CONARQ, com posterior encaminhamento aos conselheiros para conhecimento. Na sequência, a coordenadora do CONARQ informa que o próximo item de pauta trata-se da Declaração Brasileira de Arquivos (DBA), tendo por relatores a Coordenadora do CONARQ Senhora Domícia Gomes, Wagner Ridolphi e Maria Barbosa. Informa que o tema foi discutido com o segmento das associações de arquivistas / FNARQ, que fez um documento, um vídeo sobre a DBA. Tendo em vista a crise financeira, pensou-se em temáticas que não dependessem de recursos e nem a necessidade de uma grande logística, ou seja, mais uma campanha de conscientização do poder público em todas as esferas e para a sociedade. Neste sentido a equipe do CONARQ sugeriu ao segmento das associações de arquivistas, a partir do documento elaborado pelo FNARQ, um texto denominado “Declaração Brasileira de Arquivos”, que foi transformado em minuta de resolução. A Coordenadora do CONARQ passa a palavra para o conselheiro Wagner Ridolphi, que explica que essa declaração foi uma proposta do Fórum Nacional das Associações de Arquivologia do Brasil – FNARQ, contextualizando como foi a elaboração desse documento. Observa que foi primeira iniciativa na formulação de um documento sobre a importância dos arquivos, tanto para a administração, quanto para a história, para a memória de um povo, foi da associação de arquivistas de Quebec, Canadá, nos anos de 1990, e por conta do sucesso dessa iniciativa, em 2010 o congresso internacional de arquivos aprovou uma versão internacional com vistas às traduções para várias línguas, inclusive, para a língua portuguesa, porém de forma mais geral para, justamente, para promover a divulgação da programação que já tinha criado o dia internacional dos arquivos, dia 09 de junho; e dentro desse contexto, o FNARQ, construiu uma pauta nacional, visando uma divulgação dos arquivos, dos arquivistas e de profissionais que atuam em arquivos, e chegou-se a essa ideia de fazer uma versão nacional dessa declaração de arquivos e, com base nesses documentos, do Canadá e do texto do congresso internacional, e usando a estrutura existente da redação já elaborada, foram incorporadas as demandas específicas do Brasil para conclusão desse texto nacional e, embora não se disponha de recursos, foi editado um vídeo, para divulgação junto à comunidade arquivística; continua e diz que vários estados fizeram e leitura do referido documento, e que o mesmo foi divulgado no dia internacional dos arquivos na programação desse mesmo dia, causando uma boa repercussão dentro da comunidade arquivística nacional, e a ideia, a proposta, é a divulgação dos arquivos e o engajamento da sociedade civil, saindo de um discurso interno e externalizando para a sociedade em geral. O Conselheiro agradeceu à Domícia Gomes quando esse ponto foi colocado para a pauta da reunião, tendo em vista a sua divulgação e subscrição por parte do CONARQ. Sobre a proposta da Declaração Brasileira de Arquivos, a conselheira Ieda ponderou que não tinha nenhuma objeção quanto ao mérito da proposta, mas que quanto à forma o texto precisaria de aprimoramentos. Observou que o Arquivo Nacional fez uma brilhante tradução da “Declaração Universal sobre os Arquivos”, que foi aprovada em 17 de setembro de 2010, durante a 42ª CITRA (Conférences Internacionales des Tables Rondes Internacionales des Archives), em Oslo, e aprovada na 36ª sessão da Conferência Geral da UNESCO. Informou que esse documento está, inclusive, disponível no site do Arquivo Nacional. Afirmou que no seu entendimento, esse documento tem um texto primoroso e irretocável que, ao que parece, serviu de base e inspiração para a redação do documento “Declaração Brasileira de Arquivos”. Contudo, lamenta que, apesar de ter inspirado a redação da proposta a Declaração Universal sobre os Arquivos sequer foi referenciada no documento. Afirma também que talvez fosse mais apropriado que a Resolução proposta tivesse como objeto “adotar e proclamar a Declaração Universal sobre os Arquivos”, um documento chancelado pela UNESCO, ao invés de se produzir outro texto que praticamente o reproduz sem, contudo, referenciá-lo expressamente. Quanto à forma, observa que o texto tem mais considerandos que artigos e que, na redação jurídica, os parágrafos indicados nos artigos são, na verdade, incisos. (...) Observou, ainda, que apesar do artigo 3º referir-se mais diretamente à realidade arquivística brasileira, no seu entendimento a ordem dos incisos precisa ser alterada, uma vez que, por exemplo, a criação de arquivos públicos estaduais e municipais, prevista no inciso V, deveria ser o inciso I, por se tratar de matéria mais relevante e que impacta todas as demais. A conselheira Ieda sugeriu que a coordenação do CONARQ encaminhasse a todos os conselheiros para conhecimento o texto da “Declaração Universal sobre os Arquivos” e que se possível cada um pudesse aprofundar a análise da proposta fazendo um cotejo entre esse texto e a proposta de “Declaração Brasileira sobre os Arquivos”. Wagner Ridolphi toma a palavra dizendo que concorda e discorda desse aspecto (na questão dos Considerandos, por exemplo, o texto ficaria um pouco confuso, pois são vários...), quando na verdade o objeto da resolução vem a partir do artigo 1º, e aí diz algumas coisas fundamentais, não somente em relação à declaração universal, que foi destacada, mas em relação à questão brasileira, achando ser importante fazer uma referência, mas não caracterizar que esta é uma ação do CONARQ e, na realidade, brasileira, bem como alguns pontos que foram colocados como a criação de cursos de graduação ou pós-graduação na área de arquivologia os quais são fundamentais e são demandas do Brasil; então, Wagner Ridolphi entende que se deve referenciar a declaração universal, porém manter as características internas, próprias, na declaração brasileira, indicando que o caráter didático desse documento é fundamental, pois chama a atenção da sociedade como um todo, a ser utilizado como uma base, uma cartilha explicativa do que são os arquivos, sua importância, finalidades e a obrigatoriedade na criação de arquivos públicos e, inclusive, orienta o importante fomento à institucionalização dos arquivos públicos de um modo geral. Dessa forma, então, observa que temos que considerar a questão da declaração universal, mas há que se importar com a declaração brasileira, afirmando que ele, Wagner, manteria, sim, a expressão “brasileiro” no texto atual, mas fazendo referência à questão internacional. O presidente do CONARQ, José Ricardo Marques, sugere que “o CONARQ adote a declaração universal sobre arquivos, e também vê dessa forma a importância da caracterização da nossa realidade no Brasil e no aperfeiçoamento dessa resolução e, aí, a minha sugestão é de que possamos então organizar esse documento através dessas sugestões colocadas aqui...”, ao que Domícia concorda que, se a conselheira Ieda e as associações quiserem correções, nós voltamos com essa temática para aprovação; Ieda Bernardes, então, sugere que como essa declaração está na internet, valeria a pena que todos os conselheiros tomem conhecimento do texto, para cotejarem essa proposta e, assim, haveria mais elementos para as decisões. O presidente do CONARQ informa que o texto da DBA, após os devidos ajustes será reexaminado na próxima reunião plenária do CONARQ. A conselheira Maria Barbosa reforça o indicativo para reavaliação do documento na parte formal e de conteúdo. A seguir, o presidente do CONARQ passa para o próximo ponto de pauta sobre a proposta de projeto de Lei que institui o dia 20 de outubro como o Dia Nacional de Arquivos. A Coordenadora do CONARQ registra que na mesma linha da DBA, a sugestão de projeto que institui o Dia Nacional de Arquivos, tem como objetivos a conscientização e o conhecimento sobre a importância dos arquivos, enquanto órgãos fundamentais para o acesso às informações públicas e garantias de direitos e da cidadania. Informa que é um PL bem simples. O texto possui uma pequena introdução, com poucos artigos e uma justificação, sendo essa a estrutura que está no Senado e na Câmara Federal, podendo ser tanto um projeto de lei na Câmara quanto no Senado. A conselheira Ieda informou ao plenário que o Arquivo Público do Estado de São Paulo propôs o Projeto de Lei nº 422, de 2016, publicado no Diário Oficial do Estado/Poder Legislativo em 20 de maio de 2016, que institui o “Dia dos Arquivos”, a ser comemorado anualmente no dia 9 de junho. Esclareceu que, em São Paulo, essa data foi escolhida porque, em novembro de 2007, em Quebec, a Assembleia Geral do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) instituiu o dia 9 de junho como o “Dia Internacional de Arquivos”, em alusão à criação do Conselho Internacional de Arquivos pela UNESCO em 9 de junho de 1948. A Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes reafirma que a proposta do Dia Nacional de Arquivos é o 20 de outubro, pois do ponto de vista arquivístico no Brasil, esta data é muito simbólica, pois em 20 de outubro de 1823 foi apresentada a proposta de criação do primeiro arquivo público do país, e também em 20 de outubro é comemorado o dia do arquivista. Neste sentido, o 20 de outubro, no Brasil tem um significado especial. Isto posto, o presidente do CONARQ, José Ricardo Marques observa que sem dúvida nenhuma o dia 20 de outubro, por conta das comemorações do dia do arquivista, cria um simbolismo nacional importante e relevante para o próprio setor de arquivos, para a categoria, então considera que o 20 de outubro realmente tem um efeito importante para o país e por isso julga que na referida data seja estabelecido o Dia Nacional dos Arquivos no Brasil. A conselheira Ieda esclarece que talvez não seja mais possível alterar a data proposta no PL 422/2016 e que São Paulo comemorará o Dia dos Arquivos no dia 9 de junho, mesmo porque a proposta de São Paulo foi encaminhada no início de 2016, anteriormente a essa deliberação do CONARQ, e lamenta esse desalinhamento entre a esfera estadual e nacional. Entretanto, Ieda afirma que independentemente das comemorações coordenadas pelo CONARQ na Semana Nacional dos Arquivos, tal como proposta no PL, com início no dia 20 de outubro, e considerando a extensão do território nacional, os entes estaduais e municipais poderão promover também em suas específicas jurisdições eventos comemorativos para a celebração da data. Por essa razão, propõe uma revisão do texto do PL, inclusive para indicar o objetivo da proposta, e nesse sentido, recomenda que o art. 2º conste com a seguinte redação: Art. 2º - “Fica instituída a Semana Nacional dos Arquivos, com início em 20 de outubro, com o objetivo de estimular o desenvolvimento em todo o Brasil de ações de promoção e divulgação da causa dos arquivos”.  O Conselheiro Wagner considera fundamental a criação de um dia nacional dos arquivos, em que pese o fato de que existem 17 faculdades de arquivologia espalhadas por todo Brasil, que cada vez mais esses graduados em arquivologia têm atuado em arquivos, então ele entende que essa iniciativa é muito importante. A Conselheira Ana Valéria acredita que uma data estadual, como no caso de São Paulo e uma nacional pulveriza, e talvez enfraqueça a celebração, entendendo que se houver uma unidade nacional é melhor. O presidente do CONARQ registra que o 20 de outubro, pelo fato de ser a data que se comemora o dia do arquivista, coincidindo com a data de proposta de criação do primeiro arquivo público do país, é realmente pertinente para que neste dia seja estabelecido como Dia Nacional dos Arquivos. Ressalta que a proposta já está pronta e indaga se os conselheiros desejam fazer alguma observação. A conselheira Sallya entende que é mais coerente que se adote a data de 09 de junho do dia internacional de arquivos para o dia nacional, pois considera que juntar as duas datas, no mesmo dia, dia do arquivista e dia nacional dos arquivos, pode não funcionar para fortalecer a discussão em relação aos arquivos. A Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes informa não há problema em se comemorar o dia dos arquivos e do Arquivista. Em outras áreas ocorre esta comemoração dupla, como por exemplo, o dia do nutricionista é o mesmo do dia da nutrição, dia da fotografia é o mesmo dia do fotógrafo, etc. O Conselheiro Márcio Porto que discorre a respeito do artigo 2º do texto, que fica instituída a semana nacional dos arquivos, que seria do dia 20 a 26/10, sugerindo que essas semanas fossem descentralizadas, que as comemorações pudessem ser em vários locais, nos estados, pois isso poderia contribuir muito para que o sistema nacional de arquivos deixasse de ser uma coisa restrita ao eixo Sul-Sudeste do país e que atingisse os estados brasileiros de forma mais ampla e efetiva para que se reforcem os sistemas estaduais de arquivos. O conselheiro Julio César, representante do Poder Judiciário Federal opina que no dia 20 de outubro a maioria dos órgãos públicos, pelo menos do Judiciário, já possui uma agenda antiga na realização de eventos, como a semana do arquivista, então considera que o dia 20 de outubro é a data mais adequada para o Dia Nacional de Arquivos. O conselheiro Wagner Ridolphi entende as considerações da conselheira Sallya, mas, considera que, na prática, o dia do arquivista, apesar de não instituído, já é usado para eventos, argumentando que, inclusive, o importante Congresso Nacional de Arquivologia, maior evento da área, é comemorado exatamente na semana do dia do arquivista, então é uma data que já estaria difundida e consagrada para a divulgação da profissão e dos próprios arquivos. A conselheira Beatriz Kushnir corrobora o posicionamento de Wagner, e diz que o país é uma federação e que os estados tem autonomia, aceitando o 20 de outubro como uma data muito importante em nível nacional, menciona ainda que os arquivos municipais e estaduais comemoram as datas de suas fundações, e diz que 5 de agosto, então, seria para ela fundamental, e confirma que o 20 de outubro é uma data importante e que cada estado pode celebrar nas datas que lhes convêm. O conselheiro Thiago Barros lembra que este é o Conselho Nacional de Arquivos, e a perspectiva é nacional, compreendendo que a semana de celebração é muito importante, com a questão do Congresso Nacional de Arquivos e então, pensando nacionalmente, o dia 20 de outubro é a melhor data, voltando a lembrar de que nós somos o conselho nacional, não estadual, e mesmo as iniciativas estaduais sendo importantes, aqui não é o espaço apropriado para isso, argumenta. A Senhora Domícia Gomes acredita que, uma vez que o Conselho Nacional de Arquivos estabeleça o dia 20 de outubro como o dia nacional dos arquivos, pondera que a maioria dos estados, à exceção de um ou outro, acompanhará essa data. Registra ainda que seria uma forma de concentrar esforços numa semana inteira trabalhando assuntos da área arquivística, do profissional de arquivos. O presidente do CONARQ coloca em votação a escolha da data para se comemorar o dia nacional de arquivos. É aprovado que o dia 20 de outubro como data do dia nacional dos arquivos no Brasil. Após longa discussão sobre o dia nacional de arquivos, fica aprovada a data de 20 de outubro para a comemoração do Dia Nacional de Arquivos. O presidente do CONARQ sugere a formação de um grupo para, juntamente com ele, levar o projeto ao Congresso Nacional. Os conselheiros Jomar Nickerson, Renato Jimenez, Márcio Sampaio, Maciel Rodrigues, Wagner Ridolphi e Thiago Henrique Barros ficam incumbidos de participar da comissão para o encaminhamento do projeto de lei a um parlamentar. O presidente do CONARQ finaliza o ponto de pauta. Dando prosseguimento à Reunião, a Coordenadora do CONARQ, Senhora Domícia Gomes informa que o próximo item de pauta trata de uma proposta de um Canal de denúncias de situações de irregularidade, descaso ou omissão sobre o patrimônio documental público brasileiro, pois tem se observado um aumento de denúncias de casos relacionados ao descaso com a preservação de documentos. Neste sentido, a equipe do CONARQ sugere a criação de um Canal, uma espécie de ferramenta na qual a pessoa pudesse relatar ocorrências e denúncias para serem publicizadas tanto no sítio eletrônico quanto no Facebook do CONARQ. Domícia ressalta que o monitoramento num país de dimensão continental como o Brasil é muito complexo. Registra que o CONARQ executa a apuração de atos lesivos ao patrimônio documental, porém, somente quando chega a denúncia. A Senhora Domícia Gomes relata que em eventos de treinamento e capacitação, nos estados e municípios em que atua como instrutora, há relatos dessas práticas nefastas, e que orienta para que se encaminhe e-mail. Continua e diz que, sobretudo nos municípios há muitas denúncias, como por exemplo, casos de prefeitos que, não somente levam toda a documentação da administração para casa, quando termina a sua gestão, mas, também prefeitos que colocam volumes de documentos na mala do carro e cometem crime de destruição de documentos públicos e crime ambiental, pois jogam documentos no rio da cidade. Neste sentido considera que a proposta de canal é uma forma de tomarmos conhecimento das denúncias e, eventualmente, encaminhá-las ao Ministério Público para apuração. Declara que o CONARQ já atuou junto ao Ministério Público, obtendo efeitos positivos. Ratifica que o canal poderá servir para o registro e mapeamento desses atos lesivos, reafirmando que, diante do conhecimento desses fatos, o CONARQ deve tomar as providências necessárias, sendo uma demanda da sociedade como um todo. Domícia apresenta a proposta de formulário para o registro da denúncia, podendo o agente da denúncia, se apresentar formalmente ou manter-se anônimo e encerra sua fala.

A esse respeito, a conselheira Ieda informa que o Arquivo Público do Estado de São Paulo disponibilizou em seu site no ano de 2002 um canal aberto de denuncias. A iniciativa foi decorrente da celebração de Termo de Cooperação Técnica com o Ministério Público Estadual, no ano de 2000. Observou que o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro também disponibilizou esse canal, a partir do ano de 2012. A respeito da proposta, sugere uma revisão do texto, especialmente os parágrafos 6 e 7 que estão de difícil compreensão, e que seja indicado o link caso o cidadão queria formalizar denúncia diretamente ao Ministério Público. Ieda ponderou que ao disponibilizar esse canal no site, o CONARQ precisa contar com corpo técnico suficiente para absorver essas demandas, visando à apuração e encaminhamento das denúncias, caso contrário, a iniciativa acabaria por desgastar a imagem do CONARQ perante a sociedade. (...) A conselheira Ieda também alertou sobre as eventuais restrições de acesso aos dados pessoais constantes dessas bases de dados de denúncias, pois no contexto da Lei de Acesso à Informação, é possível que pedidos de informação ingressem nos SIC (Serviços de Informações ao Cidadão) a respeito dessa matéria. (...) A respeito da existência de um único canal para encaminhar simultaneamente a denúncia ao Arquivo Público e ao Ministério Público, a conselheira Ieda ponderou que seria recomendável dois canais, pois muitas vezes o denunciante é também servidor público e teria receio de se identificar e formalizar uma representação perante o Ministério Público. É importante dar a opção para que o denunciante acione antes um órgão técnico que poderia fazer o trabalho de mediação com as autoridades denunciadas, antes de um eventual acionamento do Ministério Público.  O conselheiro Thiago Barros, representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia, registra que a proposta do canal de denúncia é fundamental, talvez nos moldes de uma Ouvidoria, principalmente direcionado aos arquivos menores e nos locais mais afastados. A propósito, a conselheira Ieda esclareceu que as Ouvidorias foram criadas no âmbito da Administração Pública visando assegurar a qualidade da prestação dos serviços públicos. Nesse sentido, trata-se de um canal para receber denúncias, críticas, reclamações, sugestões e elogios em relação aos serviços prestados pelos órgãos e entidades públicas. Por essa razão, é preciso alinhar o entendimento em relação à criação de uma Ouvidoria do CONARQ. Na hipótese, essa Ouvidoria deveria receber denúncias e críticas em relação aos serviços prestados pelo próprio CONARQ e não em relação aos órgãos públicos em geral no que se refere às questões de arquivo. O conselheiro Wagner Ridolphi, também registra que é louvável à iniciativa do canal, informando que as associações também podem contribuir com esse canal, inserindo links em seus sítios eletrônicos, mas tem dúvidas de como serão tratadas essas informações pelo CONARQ, em parceria com o ministério público, se dizendo preocupado com os resultados no esclarecimento das denúncias pelo CONARQ e sua divulgação. A Coordenadora do CONARQ Domícia Gomes esclarece que o procedimento é o CONARQ encaminhar as denúncias ao Ministério Público e fazer o acompanhamento da evolução do processo, informando seus resultados, mencionando, como exemplo, o TAC – Temos de Ajustamento de Conduta. A conselheira Ieda alertou sobre as eventuais restrições de acesso aos dados pessoais constantes dessas bases de dados de denúncias, pois no contexto da Lei de Acesso à Informação, é possível que pedidos de informação de acesso a essas bases ingressem nos SIC (Serviços de Informações ao Cidadão). A conselheira Beatriz Kushnir registra que a ideia do canal é interessante, lembrando sobre os furtos do patrimônio histórico, sugerindo ao CONARQ se apoiar no mapeamento de leilões de patrimônio público, ao que o CONARQ deve liderar esse processo. O presidente do CONARQ toma a palavra e diz que esteve em contato com representantes de vários órgãos públicos para o estabelecimento de parcerias e que tangenciam o objeto do canal de denúncias proposto, mencionando a questão dos prontuários médicos no país, sendo que os responsáveis por esses documentos, segundo o ministério da área, se não digitalizados em certo tempo, não receberão mais a participação do fundo nacional de saúde. A conselheira Ieda ponderou que é preciso fortalecer a ação fiscalizadora do CONARQ e que essa proposta está em perfeita sintonia com a demanda da I Conferência Nacional de Arquivos – I CNARQ que solicitava maior aproximação do CONARQ e dos Arquivos Públicos com os órgãos de controle interno e externo. Após debates por parte dos conselheiros sobre a proposta de Canal de Denúncia do CONARQ, a mesma é aprovada. A Reunião prossegue com a apresentação do plano de trabalho da Câmara Técnica de Preservação de Documentos (CTPD) para o biênio 2017 – 2018. O presidente da CTPD Antonio Gonçalves inicia a apresentação do plano de trabalho de câmara que registra que o planejamento da CTPD foi realizado a partir das demandas de vários órgãos públicos, sendo solicitado, pela Justiça Federal de São Paulo, após o sinistro ocorrido com o acervo do órgão, em 2013, a atualização do manual para construção de prédio de arquivo publicado pelo CONARQ, pois este não previa a ocorrência desses sinistros para a guarda superadensada, justificando que este guia foi elaborado em 1995 e não existia na época a chamada guarda superadensada. Outro trabalho desenvolvido é o auxílio aos órgãos públicos para a higienização mecânica de acervos, pois muitas empresas de limpeza participam dos editais de licitação e não conhecem esses procedimentos específicos para a higienização de acervo arquivístico; e outro ponto é sobre as recomendações para resgate de acervos danificados por água, com a elaboração de um vídeo didático. A respeito do Grupo de Segurança da CTPD, defende realizar o desdobramento das oficinas realizadas em 2013 junto ao CODEARQ; os participantes preencheram o questionário e participaram do treinamento no Rio de Janeiro e que esse Grupo pretende desmembrar o treinamento por instituição. Continua e apresenta um outro projeto pela Mellon Foundation, visando o diagnóstico para o aviso de catástrofes ambientais para os órgãos cadastrados no CODEARQ, e aqueles que recebem o título Memória do Mundo, e este trabalho será realizado pelo CONARQ em parceria com o Comitê Memória do Mundo e, por fim, informa que houve uma demanda recente do STJ, sobre o uso papel do bagaço de cana, material residual das indústrias sulcroalcooleiras do Estado de São Paulo, porém, explica Antônio Gonçalves, não há nenhum processo de acreditação no Brasil sobre papel; uma resposta final ao STJ somente poderá ser dada após a análise desse material. Fala a respeito do papel naturaleza com metade bagaço de cana e metade fibras recicláveis, e prossegue declarando que, quando os papeis reciclados não passaram nos testes feitos pelo IPT, nós não recomendamos o uso desse tipo de bagaço de cana naturaleza. O presidente do CONARQ toma a palavra e elogia o trabalho de Antonio Gonçalves, sublinhando que não podemos abrir mão, ressalta, da sua expertize e dedicação. Releva, ainda, a importância desse contato com o mercado atuante nessa área, para o estabelecimento de parcerias, tendo ciência de cases de sucesso, apresentação de novas tecnologias e busca de soluções de mercado que possam ser aplicadas aos problemas desse setor público, incrementado por novas práticas nesse setor da indústria de papel no que alcança a gestão e preservação dos documentos. Nesse sentido, o presidente do CONARQ sugere a criação de um Selo CONARQ de Qualidade, tendo por finalidade premiar os arquivos públicos e os cases de sucesso que adotem as boas práticas arquivísticas. Dentro do tema, o conselheiro Wagner Ridolphi entende que há a necessidade de um órgão certificador de sistemas e repositórios digitais. Ao final do debate sobre certificação, Ieda diz que a experiência revela que muitas vezes premiar as boas práticas resulta mais do que penalizar o descumprimento de normas. Por isso, acha pertinente a proposta de um selo certificador. Diz que a atividade de certificar está vinculada à atividade de fiscalizar e que a certificação depende da definição prévia de um conjunto de regras, normas e padrões técnicos e é decorrente de uma análise de conformidade da realidade com esse conjunto de padrões. Já a fiscalização é uma atividade que exige monitoramento constante e disso decorre a necessidade da construção de indicadores. Informa que o Arquivo Público de São Paulo está trabalhando na construção desses indicadores em várias categorias: infraestrutura, gestão documental, apoio institucional e cumprimento da legislação. Em seguida, Antonio Gonçalves informa que, para a descrição da construção de prédios de arquivo, elegeu o prédio do arquivo público do estado de São Paulo como exemplo para o aprimoramento dos procedimentos sobre a edificação dessas instituições. O conselheiro Maciel se coloca à disposição para, junto com o Senado, executar a tradução para o espanhol e outras línguas da publicação sobre a construção de prédios de arquivo. O conselheiro Luis Sayão declara que a ideia do Selo é importante na área de arquivos digitais, e quanto à certificação dos sistemas e repositórios, estes dependeriam de muitos recursos e especialistas para obter sucesso, opina Sayão. Pablo Sotuyo, professor da UFBA e presidente da Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Iconográficos, Sonoros e Musicais – CTDAISM, do CONARQ, lembra que qualquer processo de certificação requer o amparo de uma série de protocolos, e sugere a nomeação de uma comissão para definir esses protocolos com vistas a atender certas exigências para uma boa gestão. A conselheira Beatriz chama a atenção do CONARQ para os problemas que envolvem os repositórios digitais, sobretudo quando se trata de documentos públicos, propondo um seminário no Arquivo Nacional sobre o tema com especialistas da área de gestão de arquivos, que pudessem auxiliar na difusão e, se for o caso, na atualização das normas do CONARQ nessa direção. O conselheiro Luis Fernando Sayão responde que a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE, do CONARQ, se dedica, de forma regular, ao acompanhamento desses padrões, normas internacionais e protocolos, buscando esclarecer à sociedade todas as questões que envolvem esse assunto, sendo uma câmara técnica muito diversificada com temas complexos, com a elaboração de vários documentos. Wagner Ridolphi considera que, nessas circunstâncias, as iniciativas de se buscar certificação de sistemas e repositório são necessárias, e não necessariamente se restringir ao âmbito da referida Câmara Técnica, mas o próprio CONARQ iniciar esse debate para buscar uma solução para a questão da certificação dos sistemas e dos repositórios digitais arquivísticos. A conselheira Sallya Pereira, representante do Arquivo Nacional amplia o debate ressaltando que o Arquivo Nacional, agora, está comprometido com esse objetivo, e a Coordenação Geral de Gestão de Documentos do AN - COGED está sendo reformulada com essa finalidade, com a instituição de uma área de estudos avançados sobre o tema e voltado para administração pública federal em parceria com a Academia. Na sequência, o presidente do CONARQ ressalta que esta Reunião Plenária é um marco, e nesse sentido, a partir de agora o CONARQ deverá ter uma estrutura mais robusta, com estrutura, orçamento próprio, comentando a possibilidade de haver algum tipo de remuneração aos conselheiros, incluindo passagens e diárias, e nesse caso, com as devidas cobranças de resultados para o cumprimento dos objetivos do órgão. Fala sobre sua intenção de transformar a sede do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro, num equipamento multicultural, com cinema, teatro e apresentações musicais, promover um debate aprofundado sobre conhecimento acadêmico e cultura, tendo por meta ser um roteiro cultural junto com o projeto “Porto Maravilha”, sendo o Arquivo Nacional o principal equipamento deste projeto, dentro da sua área de atuação. Sobre a Coordenação do Arquivo Nacional em Brasília, José Marques informa a respeito da coordenação do SIGA, fundamental para a gestão de documentos; informa sobre um terreno que já está reservado para o Arquivo Nacional, terminando os procedimentos para o conjunto cultural da república, projeto de Oscar Niemeyer, onde será instalado também, aqui, em Brasília, no AN, um centro de exposições, obtendo o privilégio de inaugurar esse complexo, com biblioteca, museu e arquivo; continua e informa que também, haverá o Memórias Reveladas, a Comissão Nacional da Verdade, a Comissão de Anistia, ou seja, um núcleo em Brasília demonstrando através dos nossos documentos, a existência de um centro permanente de exposição dos momentos históricos do Brasil, encerrando no Arquivo Nacional um centro de memória, com o apoio do Ministro e do Governador do DF, aguardando os recursos necessários; haverá, em adição, um projeto da chamada “cidade digital”, ambiente próprio para o desenvolvimento tecnológico da administração, das empresas envolvidas, da academia e a edificação de um prédio “inteligente” para o Arquivo Nacional;. O presidente do CONARQ, então, propõe a formação de uma Comissão para definir mecanismos e instrumentos para executar esse monitoramento e diagnóstico, um observatório, e definir um grupo representativo do CONARQ com não mais do que 5 membros, que pudessem se reunir para definir as melhores práticas, e premiar aqueles que desenvolverem os melhores trabalhos. A sessão da manhã é encerrada. Dando prosseguimento à Plenária, a sessão da tarde inicia com o ponto de pauta referente à revisão da Resolução do CONARQ nº 6, de 15 de maio de 1997, que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos público. A Coordenadora, Senhora Domícia Gomes informa que a revisão da Resolução nº 06 já foi intensamente debatida, em diversas reuniões do CONARQ, porém até o presente momento não se obteve a qualquer conclusão. Informa que o documento em tela é apenas uma minuta, mas que o mesmo foi objeto de análise e debate de vários conselheiros em 2014. Comunica que os conselheiros podem trabalhar o texto, alterar o que julgar pertinente. O presidente do CONARQ observa que o tema a ser debatido provoca muitos debates, indicando que os conselheiros precisarão se dedicar de forma intensa. A conselheira Beatriz Kushnir informa que não tem o que acrescentar ao referido documento, indicando, porém, no que tange à terceirização da guarda temporária, esta deveria ter sua autorização após visita técnica da instituição arquivística competente, lembrando que no texto proposto o arquivo público é apenas comunicado do fato, sendo sua única observação. Ieda ressalta que, a proposta da 1ª CNARQ, sugeriu o impedimento da terceirização de documentos de guarda permanente, como atividade exclusiva do poder público, e no seu entendimento, proibir a terceirização é lutar contra a realidade. Registra que no Estado de São Paulo, a maioria das secretarias do governo estadual terceirizam documentos em fase intermediária, pois as secretarias estão sediadas em áreas muito valorizadas, mais nobres e não haveria condições de pagar um prédio para guardar seus arquivos perto de suas sedes. Lembra que, se os órgãos aplicassem corretamente as tabelas de temporalidade, essa massa documental seria drasticamente reduzida e não seria um complicador tão grande. A conselheira diz que se a terceirização for, simplesmente, proibida, a resolução poderá virar letra morta. Considera que é preciso olhar este problema por outra ótica, enfatizando mais a fiscalização e controle, do que propriamente a guarda. Julga que a guarda dos documentos em idade intermediária poderiam ser terceirizada. A conselheira Beatriz questiona se no documento apresentado não deixaria claro uma maior atuação dos arquivos públicos centrais frente a essas questões e como deveriam atuar no caso da terceirização da guarda, sendo lógico, previne, que ao invés de se utilizar os recursos nessa terceirização, que o orçamento fosse aplicado na gestão de documentos, economizando esses recursos; enfatizando ainda uma atuação mais forte dos arquivos estaduais e municipais nessa temática. Ieda lê o Art. 4º da proposta em tela: “A guarda dos documentos públicos é de responsabilidade exclusiva dos órgãos e entidades do poder público com vistas a garantir o acesso e a democratização do acesso às informações neles contidas sem ônus para a administração e para o cidadão, sendo vedada a sua terceirização” Considera que o artigo 4º veda a terceirização da guarda, inclusive intermediária, e considera que houve, neste caso, uma radicalização. A conselheira Beatriz Kushnir afirma que por parte do poder público, há a necessidade de uma orientação registrando a proibição da guarda, ao mesmo tempo em que explicite a importância, na economicidade de recursos financeiros e de espaço, a partir do fomento à política publica de gestão dos documentos”. A conselheira Ieda ressalta que há a necessidade de controle e fiscalização por parte da instituição arquivística. A conselheira Ieda considerou inexequível o art. 4º da proposta de Resolução que determina ser “a guarda de documentos públicos de responsabilidade exclusiva dos órgãos e entidades do Poder Público”. Nesse sentido, propôs como aprimoramento que no art. 2º que trata das atividades técnicas auxiliares, fosse incluída uma linha e) guarda de documentos, que consiste no armazenamento e controle de documentos. E propôs nova redação para o artigo 4º: “Fica vedada a terceirização da guarda de documentos públicos sem a prévia consulta à instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. § 1º - Os documentos de guarda permanente deverão ser mantidos e preservados pelo próprio órgão produtor ou recolhidos à instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência, visando assegurar o pleno acesso às informações neles contidas.  § 2º - Os documentos de guarda temporária poderão ter sua guarda terceirizada em conformidade com os requisitos mínimos definidos em edital padrão, anexo. § 3º - O Poder Público é responsável por garantir o acesso público gratuito e franquear a consulta aos documentos públicos ou de natureza pública sob sua custódia, inclusive os que estejam sob a guarda terceirizada. Prossegue mencionando que a proposta tenta disciplinar o que seriam as “atividades técnicas auxiliares” no art. 2º, e sugere que a guarda de documentos que consiste no armazenamento e controle de documentos, seja uma atividade técnica auxiliar, desde que os procedimentos, as normas técnicas, as regras e a forma de gerenciar sejam definidas pelo arquivo público. Ieda falou que estamos diante de um dilema clássico: proibir ou regular, e que a sua proposta vincula e condiciona a terceirização ao prévio conhecimento e aprovação da instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência, e que a terceirização somente poderia incidir sobre os documentos de guarda temporária, pois os de guarda permanente são de guarda exclusiva do poder público. Ieda também argumenta que a proibição além de ser ineficaz impede que o Arquivo Público exerça fiscalização e controle sobre essa matéria. Por essa razão, a proposta visa anexar à Resolução uma proposta de edital padrão, com requisitos básicos a serem observados pelas empresas no momento da contratação, e que o Arquivo Público do Estado de São Paulo está trabalhando na redação desse edital padrão com o objetivo de regular essa prática no âmbito da administração paulista. A conselheira Maria Barbosa observa que essa é uma discussão interessante e entende a preocupação da conselheira Beatriz e da conselheira Ieda e que, então, há a necessidade de se regular sobre essas práticas de terceirização. A conselheira Beatriz Kushnir registra que, a partir do momento em que o colegiado do CONARQ delibera a favor da terceirização da guarda, criam-se também precedentes. Registra que cabe ao CONARQ coibir a atividade de terceirização, pois o dinheiro gasto com a terceirização da guarda poderia ser investido na política de gestão de documentos. Lembra que vivemos a vigência da Lei de Acesso à Informação, onde há prazos para atender as solicitações do cidadão. A guarda tercerizada e fora dos depósitos públicos, gera um gasto para o poder público permitir o acesso a essa documentação. Registra que a guarda terceirizada por mais que seja uma realidade, não resolve o problema, apenas escamoteia a ação necessária: o investimento em políticas públicas de gestão de documentos. A Conselheira Ieda Bernardes intervém e fala sobre a questão da dificuldade de espaço físico. A Conselheira Beatriz responde que a questão do espaço físico é equacionada quando se realiza a gestão de documentos. Ressalta que finalidade do arquivo público é o da guarda e controle informacional. O conselheiro Márcio Porto concorda com a conselheira Beatriz. Lembra que a realidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo, que tem empoderamento e condições, não é a realidade de todos os outros arquivos públicos do país. O conselheiro Thiago Barros chama a atenção para o perigoso precedente de se autorizar a terceirização da guarda para os documentos temporários. Considera que a minuta apresentada é mais “redonda” do que o texto atual vigente. O conselheiro Júlio César, representante do Poder Judiciário Federal e integrante do STJ, considera que um grande avanço nas políticas arquivísticas no Brasil, vem ocorrendo em função da legislação arquivística e normas editadas pelo CONARQ, a partir delas é que houve o impulso para as políticas implementadas em diversos segmentos do setor público. Teme que o texto sugerido por Ieda, facilite para aqueles gestores que objetivem apenas guardar a sua documentação, sem a preocupação de desenvolver as políticas arquivísticas; o conselheiro entende que a terceirização deve ser tratada como a exceção, e na proposta inicialmente encaminhada se menciona essas exceções, e na sua concepção, uma das exceções pode ser a questão do espaço físico, mas pode-se vincular no documento a obrigação de procedimentos para vinculação às políticas arquivísticas ou políticas de gestão documental, uma vez necessária a contratação de empresa terceirizada, sob pena de se ficar muitos anos guardando documentos, sem a correspondente contrapartida na execução de políticas de gestão, demonstrando sua preocupação nesse quesito. Ressalta que as normas do CONARQ precisam ser seguidas, e acredita que abrir precedentes em relação à terceirização poderá resultar na situação em que gestores não preocupados com a gestão dos documentos optarão por simplesmente guardar a documentação em algum lugar sem a preocupação de contratar especialistas ou desenvolver tecnologias e tabelas de temporalidade, como a legislação orienta como responsabilidade do poder público. A conselheira Sallya Pereira observa que a questão é polêmica e considera que a proposta da conselheira Ieda é mais criteriosa de só manter o caso da exceção, ou seja, quando se condiciona a terceirização a uma autorização prévia da instituição arquivística. Registra que o Arquivo Nacional e os outros arquivos públicos possuem o papel de monitorar e fiscalizar e terão a oportunidade de orientar adequadamente o processo de terceirização. Ressalta que a guarda de documentos está dentro do escopo da gestão documental, e é preciso tratar da guarda de documentos de forma sistêmica, pois se considerarmos somente a guarda, isoladamente, estaríamos excluindo todas as outras possibilidades da gestão de documentos, e se a atual resolução não é referência, devemos criar uma forma de resolver as situações fáticas no momento que elas se apresentam, tendo o devido cuidado com relação especificamente ao documento eletrônico, pois, não são somente os documentos em papel que serão objeto de terceirização; deve-se, de forma continua abrir as discussões com esse exercício, sobretudo com o problema da ausência de recursos. O conselheiro Wagner Ridolphi compartilha da preocupação da conselheira Beatriz Kushnir, registrando que não se pode ignorar a realidade, mas se deve manter o foco nas competências do CONARQ e na legislação arquivística, e não tentar se enquadrar na realidade do que acontece na prática, ou seja, aos que não cumprem a legislação arquivística. Também concorda que abrir precedentes para a terceirização é muito perigoso, pois mesmo com a autorização prévia da instituição arquivística, muitas administrações estaduais e municipais que não possuem instituição arquivística vão preferir terceirizar. Registra que é favorável à manutenção da proposta original enviada pela equipe do CONARQ. A seguir, o presidente do CONARQ sublinha a necessidade de se colocar de forma mais objetiva os pontos de vista sobre o tema terceirização, evitando repetir o mesmo posicionamento. A conselheira Beatriz externa a sua preocupação, pois esse é um conselho composto por pessoas vinculadas diretamente à questão dos arquivos e da gestão de documentos, ou seja, do tratamento dessa massa. Quando os conselheiros mencionam situações-limite, há a impressão de que nada pode ser feito. Acredita que é justamente no conselho que se devem regularizar saídas técnicas que sustentem políticas publicas. Dirige-se à conselheira Sallya Pereira, afirmando estar confusa sobre sua fala, pois ao mesmo tempo em que menciona a gestão sistêmica, se refere também à autorização prévia à terceirização, citando os caminhos tortuosos para encontrar contratos de terceirização em setores da administração, mas quando a realidade se impõe, argumenta Beatriz, a mesma terceirização também não é a saída, chamando a atenção que o melhor caminho, dados os exemplos mencionados, é atuar na gestão documental como uma terceira via, entendendo ser mais lógico investir recursos na gestão do que alugar um espaço para a guarda e, em sua opinião, regular e proibir não são incompatíveis, gerando oportunidades aos arquivos para averiguar como está sendo feita esta terceirização na recuperação dos documentos. O conselheiro Márcio Porto reforça as palavras de Beatriz, lembrando à conselheira Sallya Pereira, a estrutura federativa do Brasil em que os municípios, na sua grande maioria, não possuem arquivos públicos municipais, exemplificando que no Ceará só existem três arquivos públicos institucionalizados e mesmo em São Paulo, segundo consta, que possui o melhor sistema de arquivos do país, só existem poucos arquivos institucionalizados - em cerca de 10% dos municípios -, e o que acontece, diante dessa situação, é que as prefeituras estão eliminando documentos sem nenhum critério, chegando a questionar uma dessas empresas que trabalham para essas prefeituras, sendo informado que somente digitalizam e eliminam os documentos, sem qualquer gestão documental. Nesse sentido, a Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes, registra que o projeto de lei que trata da revisão da lei federal de arquivos estabelece que a guarda de documentos arquivísticos públicos é de exclusiva responsabilidade do poder público em todas as esferas. Argumenta que, se houver um direcionamento contrário, devemos rever o que já foi aprovado por plenários anteriores e por consulta pública, já tendo sido encaminhado para os órgãos competentes. O presidente do CONARQ alega que este tema é um dos mais polêmicos, presenciando um rico debate. Esperava que até fosse possível avançar na referida temática, mas, por conta do posicionamento de cada um dos conselheiros, observa que não será possível sair no momento com nenhuma resolução pronta. Nesse sentido, o presidente do CONARQ cita Maquiavel “As coisas são do jeito que são e não do jeito que gostaríamos que fosse”; registra a realidade das instituições e os tempos difíceis pelas quais vem passando o país, ilustrando a dificuldade na qual se encontram os arquivos públicos do Brasil. Informa que tem conversado com muitos CEOS (Chief Executive Officer), diretores executivos de grandes empresas de digitalização, conhecendo as melhores práticas de mercado, e essas empresas têm oferecido condições de prestar serviços que não existem nos arquivos públicos no Brasil. Registra ainda que a terceirização deve seguir os procedimentos adequados em todas as esferas administrativas, e ressalta que a grande questão é convencer um gestor público a investir efetivamente nos arquivos públicos, nas suas competências e definindo prioridades, tendo por meta oferecer os melhores serviços aos cidadãos. Nesse viés, fala que o Arquivo Nacional não tem implementado políticas públicas arquivísticas nas últimas décadas. O presidente do CONARQ sugere que a conselheira Ieda Bernardes escreva um artigo favorável à terceirização, e Beatriz Kushnir escreva outro artigo contrário à terceirização, para que se possa ter a uma medida da reflexão, que poderia julgar melhor a situação, e sublinha que, ele, tem costume de analisar profundamente o mercado e os seus investimentos. Registra que é preciso dar uma solução às demandas dos órgãos e proibir a terceirizarão não faz sentido algum, pois é uma realidade, e não se pode isentar para tal fato; quanto à questão legal, o problema seria mais conceitual, afirmando que uma resolução do CONARQ tem, sim, alcance e tem peso institucional poderoso. Fala da situação dos arquivos municipais e estaduais, e dá o exemplo do estado do Ceará com cento e oitenta e quatro municípios e apenas três arquivos institucionalizados, e nenhum na capital Fortaleza; o caso do arquivo público do Estado do Rio de Janeiro, que deve ter uma atenção adequada pelo que representa o Rio de Janeiro no Brasil e que está numa situação dramática, segundo consta. Registra que, para a contratação de uma empresa terceirizada, deverá haver um eficiente controle e fiscalização por parte do gestor público, não precisando este ser necessariamente o executor deste serviço. Cita o papel do arquivista enquanto mão de obra qualificada, e com a terceirização desses serviços haverá a valorização desse profissional dentro e fora do serviço público, ampliando seu leque de atuação. O presidente do CONARQ não vê nenhuma condição do Plenário deliberar alguma proposta, tendo em vista os questionamentos e as opiniões diferenciadas em relação à terceirização dos serviços arquivísticos. Sugere, mais uma vez, que sejam escritos artigos sobre o referido tema. A Conselheira Ieda afirma que o ponto de pauta sobre terceirização é realmente muito complexo e não se pode simplificá-lo, deixando registrado que não se trata de ser contra ou a favor; a terceirização é fato da realidade e precisa ser regulado pelo poder público. Disse que a questão não pode ser colocada de forma maniqueísta como a favor ou contra a terceirização. A conselheira Ieda disse que a Resolução do CONARQ nº 6 de 1997, que está vigente há 19 anos, não foi capaz de impedir esse processo, ao contrário, foi justamente nessas últimas duas décadas que a terceirização da guarda de documentos na administração pública tornou-se uma prática corrente e institucionalizada. Portanto, a conselheira Ieda diz ser favorável a regular a prática da terceirização para que os Arquivos Públicos possam exercer fiscalização e controle dessa atividade, considerando sempre o interesse público. Ieda também esclareceu que é falsa essa oposição entre a gestão documental e a terceirização da guarda de documentos. O poder público mesmo quando detém a guarda de documentos tem dificuldades em promover a gestão documental e é frequente a guarda desordenada documentos que já poderiam ser eliminados. É evidente que a gestão documental é uma atividade que deve orientar a guarda, seja pelo próprio poder público, seja por empresas terceirizadas, a fim de se ter uma guarda racional de documentos, apenas pelos prazos necessários. Porém, em relação aos documentos intermediários, muitas vezes apesar de estarem avaliados e destinados à eliminação, a guarda é longa, como é o caso de documentos probatórios da área de recursos humanos (de 60 a 100 anos) e documentos financeiros. Portanto, mesmo sendo praticada a gestão documental, muitas vezes precisamos assegurar a guarda e preservação de grandes volumes de documentos por longos prazos com baixa frequência de consulta, e, nesse caso, o esgotamento de espaço físico torna-se um complicador. Quanto à inexistência de Arquivos Públicos, Ieda disse que nesse contexto mais necessária ainda é a regulação da matéria por ato normativo superior. O presidente do CONARQ ressalta, mais uma vez, que tema é controverso, e que para se posicionar a respeito do tema, deve-se estudar a matéria com a equipe do CONARQ e conselheiros, trabalhar a minuta encaminhada, criar um observatório sobre a matéria recebendo as devidas contribuições e submeter à analise jurídica, tendo por finalidade apresentar um documento final. A conselheira Beatriz informa que já existe um observatório de políticas públicas arquivísticas na UNI-RIO, coordenado pelo prof. José Maria Jardim, destacando que seria importante até a próxima reunião que os demais conselheiros encaminhassem sugestões, informações e contribuições sobre a minuta, para que na próxima plenária seja possível chegar a um documento pactuado. O presidente da CTDAISM, Pablo Sotuyo afirma que, em relação às terceirizações, lhe parece um desespero o gestor colocar uma situação que vai na contramão da LAI, ensejando uma situação de “regulamentar os dez mandamentos”, ou seja, não seria possível regulamentar a vedação da guarda de documentos públicos. A Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes, diz que, como em tantas outras reuniões plenárias, não foi possível chegar a um consenso, devido à complexidade do assunto e sugere que o texto seja novamente circulado por e-mail entre os conselheiros, e que cada conselheiro dê a sua contribuição e sugestões para o aperfeiçoamento do texto. Solicita que os conselheiros compartilhem entre os seus pares e segmentos. Diz que antes de encaminhar à área de assuntos legislativos do Ministério da Justiça e Cidadania, é necessário primeiramente que o colegiado do CONARQ tenha uma direção sobre o tema, pois se o CONARQ é responsável por formular as políticas arquivísticas, não é o departamento de assuntos legislativos do Ministério da Justiça e Cidadania que vai dar as respostas que precisamos, sendo adequado que haja consenso entre os conselheiros e que haja uma posição do Conselho em relação ao tema para depois consultar a área de processos legislativos do MJC. Informa que a Coordenação de Apoio ao CONARQ fará articulação entre todos os conselheiros, estipulando um prazo para reenvio das sugestões e, após, haverá a consolidação do texto e envio à área competente do MJC. O presidente do CONARQ finaliza o ponto, perguntando ao plenário se todos concordam com os trabalhos propostos e, a partir do texto encaminhado, elaborar um documento final sobre o assunto, ao que todos concordam. Em seguida, se inicia a apresentação dos pareceres sobre as proposituras de reconhecimento como de interesse público e social dos acervos privados do Circo Voador e do Instituto de Arqueologia Brasileira – IAB. O membro da Comissão Técnica de Avaliação de Acervos de Interesse Público e Social, Marcelo Siqueira, do Arquivo Nacional, dá início à apresentação do parecer a respeito do acervo da instituição Circo Voador – Atividades Culturais, Sociais, Artísticas e Ambientais. Registra que o acervo do Circo Voador é composto de documentos audiovisuais, sonoros, iconográficos e textuais, produzidos e acumulados desde sua inauguração, em 1982, até os dias atuais que registram as atividades da instituição, que se tornaria um dos mais importantes espaços culturais do Rio de Janeiro e do país; este acervo, continua, pode ser considerado atualmente como uma das mais completas coleções audiovisuais voltadas à música brasileira contemporânea. Integram o acervo do Circo Voador registros que documentam artistas e grupos fundamentais para a música brasileira, a partir da década de 1980, como Barão vermelho, Blitz, Legião Urbana, Lobão, Paralamas do Sucesso, Ratos do Porão, entre outros; artistas já consagrados à época como Tim Maia, Jorge Benjor, Luiz Melodia, Luiz Gonzaga, Paulinho da Viola, Caetano Veloso, Elza Soares, Orquestra Tabajara, bem como de nomes que eclodiriam a partir da década de 1990 e depois, como Chico Science & Nação Zumbi, Planet Hemp, Seu Jorge, Criolo, entre tantos nomes que não param de surgir no cenário musical do país. O acervo do Circo Voador espelha a intensa e importante atividade cultural que a instituição teve, e ainda tem, na história contemporânea do nosso país, refletindo anseios sociais por mais liberdade e um avanço cultural de vanguarda que marcou o período de transição entre o final da Ditadura Militar brasileira e a redemocratização, na primeira metade dos anos 1980. O rico registro audiovisual desse período é uma demonstração inequívoca que acervos de cunho cultural refletem questões sociais, políticas e de costume de toda uma geração, sendo de grande importância sua preservação e difusão, para que a sociedade possa observar e compreender tal período. Após relato detalhado sobre o acervo, o parecer da Comissão Técnica manifesta-se favorável à Declaração de Arquivos Privados de Interesse Público e Social do acervo arquivístico do Circo Voador pela relevância que o referido acervo tem para a memória e história de nosso país, por sua importância cultural, por se tratar de um acervo ímpar, de registros únicos e de grande importância para a cultura nacional, pois mesmo sendo uma instituição localizada no Rio de Janeiro, perpetuou em registros, uma geração de músicos e artistas de todo o país que se apresentou naquele espaço, e por estar sendo objeto de programas de registro, tratamento, preservação e disponibilização do acervo por parte da instituição Circo Voador. Encerrada a apresentação, o presidente do CONARQ observa que o Circo Voador é de extrema relevância para a cultura carioca e do país, e parabeniza o trabalho Comissão Técnica. Ratifica o parecer favorável da Comissão para o acervo do Circo Voador. O Plenário do CONARQ aprova por unanimidade a Declaração de Arquivos Privados de Interesse Público e Social do acervo arquivístico do Circo Voador. Na sequência, é iniciada a apresentação do parecer do Instituto de Arqueologia Brasileira (IAB). O acervo é composto de documentos textuais e de aproximadamente 40 mil imagens digitais, além de acervo arqueológico composto por artefatos coletados. O conjunto documental refere-se ao trabalho de pesquisa arqueológica, educação patrimonial e mapeamento do patrimônio imaterial do programa BR 493/RJ 109 – Arco Metropolitano do Rio de Janeiro. O IAB produziu seu acervo através de estudos, pesquisas e atividades de campo de projetos como do Arco Metropolitano, Sítios pré-históricos do rio Guandu, pesquisas arqueológicas em igrejas e fazendas em diversos estados brasileiros, bem como de pesquisas de salvamento e assessoria técnica para diversas atividades econômicas e de infraestrutura. O acervo arquivístico produzido pelo IAB registra o modus operandi da arqueologia brasileira, sobretudo por seu trabalho de campo realizado em espaços e dinâmicas próprias e específicas do território e da história nacional. A documentação também vem acompanhando as mudanças da legislação brasileira referente à Arqueologia ao longo das últimas décadas, servindo para uma compreensão da questão política e administrativa referente a este fato. O IAB desenvolve programa de educação patrimonial e difusão do conhecimento arqueológico, que tem por base sua expertise e seu acervo, fundamentais para a produção de cursos e material didático.  O acervo documental do IAB também serve de base para diversas pesquisas acadêmicas e como instrumento de pertencimento e cidadania de grupos sociais e étnicos. Após relato detalhado sobre o acervo, o parecer da Comissão Técnica manifesta-se favorável à Declaração de Arquivos Privados de Interesse Público e Social do acervo arquivístico do IAB, por ser extremamente relevante para a identidade nacional, por conter informações referentes à pré-história, e à ocupação e colonização do território brasileiro. O presidente do CONARQ mais uma vez parabeniza o trabalho da Comissão Técnica e pela elaboração dos pareceres, e sugere a inclusão de imagens e fotografias para ilustrar esses documentos. O Plenário do CONARQ aprova por unanimidade a Declaração de Arquivos Privados de Interesse Público e Social do acervo arquivístico do IAB. Após a leitura e aprovação dos pareceres do Circo Voador e IAB, a Reunião Plenária prossegue com a apresentação do Plano de trabalho da Câmara Técnica de Paleografia e Diplomática – CTPADi, do CONARQ, para o biênio 2017-2018. A Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes informa aos conselheiros que o Professo Franklin, presidente da CTPADi, está ausente devido à problemas sérios de saúde e que o Senhor Marcelo Siqueira, membro integrante da CTPADi fará apresentação do plano de trabalho da Câmara. O Senhor Marcelo apresenta o Plano de Trabalho da CTPADi. Inicia a leitura do plano de trabalho da câmara que tem como propostas: 1) realização de estudos, 2) revisão de normas técnicas, 3) consolidação de terminologia da área, 4) orientação ao meio acadêmico e profissional; 5) elaboração de publicações técnica, 6) elaboração de modelos de cursos presenciais e à distância; 7) apoiar a realização de seminários, cursos e congressos da área; 8) divulgar e defender a paleografia e diplomática e realizar parcerias com outros segmentos do CONARQ. Marcelo informa que a CTPADI realizou eventos ligados ao segmento, como por exemplo, o Congresso Brasileiro de paleografia e Diplomática em 2011, 2013 e de 2015, bem com encontro de paleografia, mesas redondas e oficinas. Marcelo fala sobre a proposta de consolidar em resolução do CONARQ, algumas normas paleográficas já existentes, mas que sofreram algumas adaptações e atualização da redação. O conselheiro Thiago Barros demonstra sua preocupação com a lacuna nessa área de paleografia e diz que a paleografia como disciplina tem se tornado optativa ou simplesmente está desaparecendo dos currículos das universidades. Marcelo Siqueira informa que existem 220 cursos de graduação em história no Brasil, e menos de 10% possuem o ensino de paleografia, e dos 16 cursos de arquivologia, somente três ministram a disciplina de forma ininterrupta. A conselheira Ieda ressalta que não adianta digitalizar a documentação do período colonial, se não houver uma transcrição paleográfica dessa documentação, ou seja, sugere a retomada dessas transcrições e a edição de fontes, as quais sempre caracterizaram uma atividade clássica de difusão desde o século XIX, e que causaram grande impacto na historiografia brasileira. Argumentou que os acervos dos Arquivos Públicos que são constituídos ainda em sua grande maioria por documentos das épocas Colonial e do Império, continuam inacessíveis ao grande público. A digitalização transforma esses acervos em imagens e não em fontes de informação, porque os interessados não conseguem ler e entender o seu conteúdo. Assim, o acesso à informação de acervos mais antigos passa muito mais pela transcrição paleográfica do que pela digitalização. Lamenta, porém, que essa atividade foi se perdendo ao longo do tempo. Ressalta, mais uma vez, a importância da paleografia para a difusão de documentos, afirmando que os acervos das instituições brasileiras são tesouros ainda ignorados, justamente por falta de acesso à informação. Como exemplo, informou que a edição de fontes em São Paulo deve muito à iniciativa de Washington Luis que, em 1930 assumiu a presidência da República. Ele próprio foi historiador e sentiu muitas dificuldades na leitura de documentos coloniais, razão pela qual ao assumir a prefeitura da Cidade de São Paulo, em 1914, determinou que a série completa das Atas e do Registro Geral da Câmara, que se encontravam no Arquivo Histórico Municipal, fossem transcritas e publicadas. Quando assumiu o cargo de Presidente da Província, em 1918, também determinou que os Inventários e Testamentos, Sesmarias, Registro de Terras, que estavam no Arquivo do Estado, fossem transcritas e publicadas. A edição de fontes na década de 1920 causou um grande impacto na historiografia sobre São Paulo. Nessa época, usando as fontes publicadas, é que Afonso de Taunay realizou seus estudos e Alcântara Machado escreveu “Vida e Morte do Bandeirante”, que é considerado o primeiro livro de história social no Brasil. Terminada a apresentação da CTPADI, a 85ª Reunião Plenária do CONARQ é encerrada.

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