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Ata da 26ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

As quatorze horas e trinta minutos do dia 3 de julho de 2002, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ , estando presentes os seguintes Conselheiros:

Jaime Antunes da Silva, Presidente; representante do Poder Executivo Federal: Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto Histórico e Artístico Nacional (suplente); representantes do Poder Judiciário Federal: Rosemary de Almeida, do Supremo Tribunal Federal e Wadson Silva Faria, do Tribunal Superior Eleitoral (titulares); representantes do Poder Legislativo Federal: Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal e Kátia Isabelli de Bethânia Melo de Souza, da Câmara dos Deputados (titulares); representantes do Arquivo Nacional: Ana Maria Varela Cascardo (titular) e Maria Izabel de Oliveira (suplente); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Júnia Guimarães e Silva, do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (titular) e Ana Célia Rodrigues, do Arquivo Público e Histórico da Cidade de Campinas (suplente); representante de Associações de Arquivistas: Euler Frank Lacerda Barros, da Associação Brasiliense de Arquivologia – ABARQ (titular); representante de Instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia: Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense; representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Maria Celina D’Araújo, da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS, Luciana Quillet Heymann , do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil e Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História – ANPUH (titulares). Justificaram suas ausências: Antonio Thomaz Garcia Junior, do Ministério da Defesa (titular); Oswaldo Noman, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular); Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular); Fausto Couto Sobrinho, do Arquivo Público do Estado de São Paulo (titular); Ivana Denise Parrela, do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (titular), bem como de seus respectivos suplentes. Os demais suplentes não compareceram em virtude da presença dos respectivos titulares. Foram convidadas para secretariar os trabalhos da 26ª reunião do CONARQ, Marilena Leite Paes, assessora do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Rosina Iannibelli de Almeida, da Coordenação do CONARQ. Abrindo a sessão, o Presidente do CONARQ, procedeu à leitura da agenda da 26º reunião. Avaliação e guarda de prontuários de pacientes. O Grupo de Trabalho sobre Arquivos Médico, coordenado por Paulo Ellian elaborou, para deliberação do Plenário, o documento “Considerações e Diretrizes para Estabelecer a Temporalidade e Destinação dos Prontuários de Pacientes”, resultado de estudos realizados por este Grupo de Trabalho sobre a necessidade de se estabelecer normas de gestão documental específica para o prontuário de paciente, desde sua produção até a destinação final. Esclareceu que as instituições médico-hospitalares, públicas e privadas, detentoras de milhões de prontuários não dispõem de programas e instrumentos que garantam o controle eficiente de massas documental acumuladas de forma organizada e preservada. Os prontuários são produzidos com a finalidade de registrar o acompanhamento da assistência médica prestada ao paciente e que, uma vez cumprida as finalidades para as quais foram produzidos, passam a ser utilizados para fins de estudos e pesquisas médicas, científicas, sociais e históricas. Visando a sua preservação, o Grupo de Trabalho propôs que: 1- as unidades que prestam assistência médica e são detentoras de arquivos de prontuários de pacientes, deverão implantar sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme determina o art. 18, do Decreto nº 4.073, de 3-1-2002, bem como a Comissão de Revisão de Prontuários, prevista na Resolução nº 41/92, de 7-02-1992, do CREMERJ; 2- o prontuário do paciente, em qualquer suporte, deve ser preservado pelo prazo mínimo de vinte anos, a partir do último registro; 3- no caso de emprego da microfilmagem, os prontuários microfilmados poderão ser eliminados, de acordo com os procedimentos previstos na legislação arquivística em vigor, após análise da Comissão Permanente de Avaliação da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo; 4- considerando o valor secundário dos prontuários e o prazo estabelecido no item 2, a Comissão de Avaliação de Documentos, após consulta à Comissão de Revisão de Prontuários, deve elaborar e aplicar critérios de amostragem para a preservação definitiva dos documentos que apresentem informações relevantes do ponto de vista médico-científico, histórico e social; 5- o prontuário do paciente, embora possua elementos que o caracteriza como documento de valor secundário, não deve ter, na sua totalidade, destinação final para guarda permanente, ressalvando-se os casos previstos no art. 169 do Código Civil. O Conselheiro Euler Frank propôs que sejam inseridos os prontuários odontológicos por se tratarem, também, de uma área da saúde. Após as discussões no Plenário sobre a questão foi deliberado que, uma vez que este Grupo de Trabalho será substituído pela criação de uma Câmara Setorial sobre Arquivos Médicos, que o tema seja aprofundado e discutido em conjunto com a Câmara Técnica de Gestão de Documentos e, se necessário sofra ajustes, voltando à discussão no Plenário. O Presidente passou ao segundo ponto da pauta: Proposta de Resolução recomendando diretrizes para orientação dos centros de documentação das universidades e instituições similares a propósito do recolhimento de arquivos públicos, elaborada pelo Grupo de Trabalho sobre Guarda de Acervos Públicos por Universidades e outras instituições. A Conselheira Ismênia Martins relatou a proposta de Resolução elaborada por Marilena Leite Paes, Luciana Heymann e pela própria Ismênia que recomenda diretrizes aos Centros de Documentação das Universidades e outras instituições similares sobre a guarda da documentação pública. Esclareceu que os Centros de Documentação das Universidades devem se constituir em centros de referência para o desenvolvimento de pesquisa nas áreas de interesse próprio, não sendo sua finalidade prioritária o recolhimento e guarda de documentos. As universidades devem estimular, através de projetos especiais, convênios e atividades de extensão, a criação e/ou desenvolvimento dos arquivos públicos a quem cabe a gestão, a preservação e o acesso à documentação pública. Após apresentação da proposta, o Presidente abre a discussão sobre o tema. A Conselheira Ana Maria Cascardo alertou que artigo deve ter a redação corrida, sem interrupção por ponto; portanto, a redação do art. 5º deverá ser desdobrada, inserindo-se um parágrafo único. A Conselheira Maria Odila Fonseca propôs que, no art 2º a expressão “arquivos públicos” seja substituída por “instituições arquivísticas públicas nas diferentes esferas de poder” e que a recomendação se transforme em Resolução a fim de comprometer o agente público com as normas emanadas pelo CONARQ. A Conselheira Izabel de Oliveira propôs a substituição do termo “abandono” no último “Considerando”, pois, na realidade, o patrimônio documental brasileiro encontra-se disperso. As propostas foram acatadas pelo Plenário. O Presidente informou sobre o II Seminário Internacional de Arquivos de Tradição Ibérica a ser realizado de 18 a 22 de novembro, quando da inauguração da restauração do conjunto arquitetônico do Arquivo Nacional, no dia 20 de novembro, a ser ocupado no início de 2003. O Seminário terá como tema central “Documentos Eletrônicos: gestão e preservação” e contará com a participação de especialistas americanos, canadenses, australianos, dentre outros. A pedido da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos será realizado, na semana seguinte ao Seminário, um worshop com a finalidade de se discutir os requisitos que garantam, dentre outras questões, a preservação e a fidedignidade do documento eletrônico. A Conselheira Ana Célia Rodrigues sugeriu que a especialista Luciana Duranti fosse convidada para participar do worshop, ministrando palestra sobre a questão da diplomática aplicada aos documentos eletrônicos. O Presidente passou ao ponto da pauta que trata da consulta ao Plenário sobre alteração da estrutura e funcionamento do CONARQ, transformando-o em órgão político, visto que suas funções técnicas foram concluídas. Esclareceu que a proposta visa à alteração da Lei nº 8.159, mais especificamente do art. 26 que “cria o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional”, e do § 1º, segundo o qual “O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas”. Por considerar que o Conselho deverá ser transformado em um órgão político, o Presidente colocou em discussão proposta no sentido de passar a vinculação do CONARQ para a Casa Civil da Presidência da República, a quem caberá a sua presidência, e criar uma Secretaria Executiva do Conselho, cujo secretário será o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, membro nato do Conselho, fortalecendo, desta forma, o Conselho como órgão político e não técnico, na definição e implementação da política nacional de arquivos. Após discussão pelo Plenário da questão, a Conselheira Maria Odila Fonseca sugeriu que, no momento, não ocorresse a alteração proposta, uma vez que o Conselho cumpre sua finalidade na definição da política nacional de arquivos, demonstrada pela edição de vários decretos e resoluções e que, qualquer alteração, na atual conjuntura, poderá acarretar descontinuidade nos trabalhos do Conselho. O Presidente propôs que o Plenário estudasse a questão e que voltasse à discussão. Concluindo, transmitiu aos Conselheiros o convite do Arquivo Público Municipal de Campos, no Estado do Rio de Janeiro, para visitar suas instalações. Encerrou-se, em seguida, a reunião.

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