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Ata da 13ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às nove horas e trinta minutos do dia 25 de março de 1999, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ,

estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Coronel de Infantaria Dilencar Silva Martins, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (titular) e Oswaldo Noman, da Secretaria de Estado de Administração e do Patrimônio - SEAP (suplente); representantes do Poder Judiciário Federal: Almeria Machado Godoi, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular), Maria Inês Gonçalves de Oliveira Müller, do Tribunal Superior Eleitoral (titular) e Regina Lúcia Brandão L. Jaeger, do Tribunal Superior do Trabalho (suplente); representantes do Poder Legislativo Federal: Frederico Silveira dos Santos, da Câmara dos Deputados (titular) e Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal (titular); representante do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representantes de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal: Jessie Jane Vieira de Sousa, do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (titular) e Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular); representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros: Mariza Bottino (titular); representante de instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Jorge Eduardo Enríquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria (titular) e Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense (suplente); representantes de instituições não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Lana Lage da Gama Lima, da Associação Nacional de Professores de História - ANPUH (titular) e Ângela de Castro Gomes, da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC (titular). Participaram, ainda, a Presidente da Câmara Técnica de Conservação de Documentos, Ingrid Beck, e a Presidente da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos, Marilda Dias Alves. Justificaram suas ausências: Maria Aparecida Rodrigues Manzan, do Arquivo Público de Uberaba, Joaquim Falcão e Maria Eduarda Marques, da Fundação Roberto Marinho. Lélia Gontijo Soares, do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, encaminhou justificativa de sua ausência por intermédio da Sra. Maria Lemos. Foram convidadas para secretariar os trabalhos da 13ª reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, assistente do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR e Simone Frieiro da Silva, da Coordenação do CONARQ. Abrindo a sessão, o Presidente saudou os Conselheiros, agradecendo a presença de todos em nome do Ministério da Justiça e apresentou a agenda da reunião. Incluiu na agenda a relatoria, por parte de Oswaldo Noman, sobre o Projeto de Capacitação de Recursos Humanos na Área de Arquivos, elaborado pela Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos. Em seguida, solicitou aos novos Conselheiros que se apresentassem: Dra. Almeria Machado Godoi, Dra. Maria Inês Gonçalves de Oliveira Müller, Dr. Frederico Silveira dos Santos, Coronel Dilencar Silva Martins, Dr. Francisco Maurício da Paz e Dra. Jessie Jane Vieira de Sousa, titulares. Dra. Regina Lúcia Brandão L. Jaeger e Dr. Oswaldo Noman, suplentes. Continuando, o Presidente colocou em discussão a ata da 12ª reunião do CONARQ, distribuída previamente aos Conselheiros para que tivessem tempo hábil para examiná-la. A ata foi, então, aprovada, com a inclusão das alterações sugeridas pela Conselheira Gracinda Assucena de Vasconcellos e pela Dra. Altair Maria Damiani Costa, Diretora do Departamento de Documentação, Jurisprudência e Divulgação do Supremo Tribunal Federal, que participou da 12ª reunião como convidada. O Presidente, alterando a pauta da reunião, deu início à avaliação, pelos Conselheiros, da atuação do CONARQ em seus quatro anos de atividades. Foi distribuído um trabalho, preparado pela Coordenação do CONARQ, que elenca a legislação brasileira sobre arquivos. A seguir o Presidente falou especificamente do Decreto nº 2.942, de 18 de janeiro de 1999, que regulamenta os arts. 7º, 11 e 16 da Lei nº 8.159/91, que dispõem sobre os arquivos públicos e os arquivos privados de interessepúblico e social. Informou sobre a viabilidade, proposta pelo grupo de trabalho envolvido diretamente com o Decreto, da constituição de uma grande comissão que se subdividiria em subcomissões específicas, compostas possivelmente por representantes da ANEEL, ANATEL, TELEBRÁS, ELETROBRÁS, ANP, da área privada, como o CPDOC, a PUC de São Paulo, além do Arquivo Nacional, para definir procedimentos que serão objeto de instrução normativaou resolução do CONARQ, no sentido de orientar as empresas privadas em geral e as que estão em vias de privatização. Discorreu, ainda sobre as transformações que vêm ocorrendo na esfera pública e que têm implicação direta nesta matéria, como as privatizações, extinção de órgãos, criação de organizações sociais etc. Em seguida, pediu aos Conselheiros que opinassem sobre este assunto. Ângela de Castro Gomes sugeriu a possibilidade de inclusão de representante da Universidade de Campinas - Arquivo Edgard Leuenroth, por sua experiência e relevância na área. O Presidente informou que será providenciada correspondência às entidades, solicitando indicação de representantes das instituições para integrarem a Comissão. Os trabalhos da Comissão resultariam, então, em uma ação mais efetiva do CONARQ junto às empresas gestoras, para que a parcela da documentação pública que custodiam seja avaliada e destinada segundo os parâmetros definidos pelo Poder Público. Geraldo Mártires Coelho pediu a palavra e sugeriu que as informações da Comissão a ser criada em decorrência do Decreto nº 2.942, de 18-1-1999, sejam levadas ao conhecimento das secretarias de administração dos Estados, sugestão essa acolhida pelo Plenário. Prosseguindo, o Presidente passou a relatar as dificuldades encontradas até a sanção presidencial do referido Decreto, devido à interpretação, feita pela Analista da Presidência da República, Dra. Marisa de Souza Alonso, da Lei Complementar nº 95, de 26 de fevereiro de 1998, que trata da consolidação dos atos normativos. Segundo tal interpretação, a Lei Complementar exigiria que todos os Decretos do CONARQ fossem "consolidados" em um único e novo Decreto. Informou, ainda, que esta visão fez com que o Decreto não caminhasse em seu tempo devido, levando a uma situação difícil frente ao andamento das privatizações e exigindo do Presidente do CONARQ uma postura de firmeza, no sentido de que o bom senso predominasse para que o Decreto fosse finalmente sancionado. A Conselheira Lana Lage argumentou que do ponto de vista da história, a proposta da Analista da Presidência da República é deletéria, pois resultaria em fazer, em substituição às leis antigas, leis novas. O Presidente completou a argumentação, dizendo que essa proposta iria contra o próprio espírito da Lei Complementar, que sugere não uma substituição de leis, mas uma consolidação das mesmas, com o objetivo de facilitar a compreensão do usuário. O Conselheiro Oswaldo Noman completou, dizendo que possivelmente tal proposta seria tão somente uma inferência individual da mencionada Analista. O Conselheiro Geraldo Mártires Coelho sugeriu que o CONARQ, precavendo-se contra futuros problemas semelhantes, solicitasse o parecer de um jurista, para subsidiar sua ação normativa. A sugestão foi acatada pelo Plenário. A seguir, o Presidente participou ao Plenário o trabalho realizado pelo Grupo formado por dois representantes do Arquivo Nacional, um da Casa Civil e outro da Casa Militar, em relação ao Decreto nº 2.134 de 24 de janeiro de 1997, que regulamenta o art.23 da Lei nº 8.159/91, dispondo sobre a categoria de documentos públicos sigilosos. Este trabalho culminou com a sanção do Decreto nº 2.910, de 29 de dezembro de 1998, que estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa. A participação de dois representantes do Arquivo Nacional (a Assessora Jurídica da Direção-Geral e a Coordenadora de Gestão de Documentos) deveu-se à necessidade de compatibilizar este novo decreto com o anterior, aprovado pelo CONARQ. Informou, ainda, que o novo Decreto se valeu totalmente das normas e diretrizes do anterior, introduzindo mecanismos de funcionamento para atingir apenas o Poder Executivo Federal. O argumento para a impossibilidade de fusão dos dois decretos é de que o Decreto nº 2.134/97 atinge todos os poderes em todas as esferas: federal, estadual e municipal. Assim, não se poderia impingir procedimentos e mecanismos de salvaguarda feitos para o Poder Executivo Federal aos estados, ao Distrito Federal, aos municípios, e ao legislativo e judiciário, cabendo a estes a formulação de seus próprios procedimentos e mecanismos, com base, sempre, nas diretrizes e normas do Decreto nº 2.134/97, aprovado pelo CONARQ. Em seguida, o Presidente solicitou ao Plenário que examinasse em relação à Lei nº 8.159/91, não só a possibilidade de criação de outros dispositivos regulamentadores, mas também a viabilidade de alterações na própria Lei. Mencionou, a propósito desta questão, a carência de dispositivos regulamentadores dos procedimentos arquivísticos no âmbito do Poder Judiciário, fazendo referência às inúmeras demandas encaminhadas ao Arquivo Nacional pelos órgãos do Judiciário, apesar das competências legais normativas do Arquivo Nacional serem restritas ao âmbito do Poder Executivo. O Presidente, então, colocou em discussão a possibilidade de alteração da Lei nº 8.159/91 para que o Arquivo Nacional tenha uma competência mais abrangente. Paralelamente, solicitou aos Conselheiros uma avaliação das ações do CONARQ, como órgão normativo, em seus quatro anos de atividades. O Conselheiro Frederico Silveira dos Santos, opinou no sentido de que o Conselho Nacional de Arquivos, como órgão que define políticas, deveria se situar hierarquicamente acima do Arquivo Nacional, e este se restringir aos órgãos do Poder Executivo, criando-se outros "arquivos nacionais" para o Legislativo e o Judiciário. Acrescentou que não existe outro fórum, a não ser o CONARQ, para que as questões nacionais sobre os arquivos sejam discutidas, o que reforça a necessidade de elevá-lo a uma posição hierárquica que possibilite sua atuação no âmbito dos três poderes, sem a interferência do Poder Executivo ao qual o CONARQ está atualmente subordinado. A palavra foi passada à Conselheira Mariza Bottino que concordou com a posição anterior de elevar hierarquicamente a posição do CONARQ, mas discordou da sugestão de se criar outros órgãos equivalentes ao Arquivo Nacional, exclusivamente para os poderes Legislativo e Judiciário, por considerá-la uma divisão de forças e de coordenações. O Conselheiro Frederico Silveira dos Santos, então, esclareceu sua opinião, dizendo que, na prática, já existe uma estrutura que denota a autonomia de gestão dos arquivos em cada poder e que a criação desses órgãos equivalentes iria apenas institucionalizar uma prática já existente. A Conselheira Ângela de Castro Gomes pediu a palavra para expressar sua visão sobre esta questão. Segundo ela, existem dois pontos fundamentais a serem considerados: o primeiro seria colocar o CONARQ como um órgão, cujo poder normativo adviria do concerto de interesses dos três poderes e da sociedade civil; o segundo seria repensar a composição do CONARQ, chamando a atenção de que existem arquivos de suma importância que não estão ligados a nenhum poder. O Conselheiro Geraldo Mártires Coelho voltou ao problema do Arquivo Nacional diante das demandas do Poder Judiciário. Segundo o Conselheiro, a questão de fato atropelou a questão de direito, sendo a única solução o estabelecimento de um fórum que se estenda efetivamente aos três poderes, ultrapassando a configuração política e jurídica do Estado. O Presidente, a seguir, propôs aos Conselheiros que indicassem caminhos para estas questões, como, por exemplo, a revisão da Lei nº 8.159/91, a revisão da vinculação do CONARQ e da sua composição, buscando sempre representações significativas. Passou a palavra à Conselheira Almeria Machado Godoi a qual sugeriu que antes de qualquer mudança no perfil do CONARQ, se esperasse pelos resultados do Grupo de Trabalho do Poder Judiciário. A Conselheira Lana Lage da Gama Lima lembrou que o CONARQ, mesmo na instância em que se encontra, tem funcionado bem, sendo reconhecido, de modo amplo, por sua atuação técnica. Expressou o seu temor pela eventual mudança de representação no Conselho, para um perfil mais político, o que faria com que perdesse, por esta razão, a sua eficácia técnica. A Conselheira Regina Lúcia Brandão Jaeger salientou a importância do CONARQ como órgão técnico-normativo, pioneiro nas ações pertinentes à área de arquivos no país. Mencionou o respaldo do CONARQ na orientação normativa que o Tribunal Superior do Trabalho tem oferecido aos tribunais regionais. Em seguida, o Presidente resumiu as conclusões chegadas até o momento: 1) A opinião da maioria dos Conselheiros sobre a necessidade de alteração da Lei para que se proceda ao reposicionamento hierárquico do CONARQ e à mudança de sua vinculação atual ao Arquivo Nacional para a Presidência da República. 2) A partir da sua vinculação à Presidência da República, a avaliação da mudança ou não do perfil de sua representação. Propôs a constituição de um Grupo de Trabalho ou Comissão para estudar as propostas de alteração da Lei visando resultados concretos para essas questões. A Conselheira Ângela de Castro Gomes defendeu a constituição de uma Comissão com o objetivo de estudar alternativas de alteração da Lei, sugestão acatada pelo Plenário. O Conselheiro Jorge Eduardo Enríquez Vivar ressaltou que a discussão em torno do perfil, vinculação e posição do CONARQ não pode estar desvinculada de uma análise dos seus quatro anos de atividades, item presente na pauta desta reunião. Citou o avanço alcançado pela legislação de arquivos e sua abrangência na definição de políticas para o Poder Executivo, primeiramente, e também para os outros poderes. Continuando, colocou que antes de se discutir o posicionamento hierárquico, é necessário que se defina, para o Conselho, estratégias para que efetivamente se implantem tais políticas nos estados e nos municípios. A palavra é passada ao Conselheiro Oswaldo Noman, que destacou a importância da disseminação das ações do CONARQ. De acordo com a tendência atual, todo projeto está sendo analisado no sentido de que atinja o universo para o qual foi idealizado. Neste contexto, o CONARQ, dada sua ampla representatividade, deve trabalhar no sentido de viabilizar efetivamente as suas propostas e ações decididas em Plenário. Ressaltou o papel dos Conselheiros, que deve ser contínuo e atuante tecnicamente, não se resumindo apenas nas decisões em Plenário. A repercussão dessa atuação é vital para assegurar a força política e a representatividade do Conselho. A Conselheira Ângela de Castro Gomes pediu a palavra para complementar as opiniões do Conselheiro Oswaldo. Segundo a Conselheira, o CONARQ possui hoje um reconhecimento e uma visibilidade demonstrada principalmente pelas mais diversas instituições que o procuram. A sua força política vem tanto dessa eficiência técnica como de sua posição hierárquica. A elevação dessa posição pode significar ganhos para os membros do CONARQ, os quais devem continuar sendo representantes da área técnica e acadêmica. O Presidente voltou a propor a constituição de uma Comissão para analisar a Lei de Arquivos e observar os aspectos a serem revistos, para que ao cabo de um prazo determinado se apresente uma minuta de Lei acompanhada das devidas justificativas para ser discutida em Plenário. Pediu, a seguir, sugestões para a formação dessa Comissão e sugeriu a indicação de um jurista para auxiliar os trabalhos. Além disso, lembrou da necessidade do CONARQ possuir uma Secretaria Executiva, com funcionários próprios e com dotação orçamentária própria. O Conselheiro Oswaldo Noman sugeriu que a Comissão utilize as ferramentas da tecnologia da informação para realizar encontros e trocar opiniões de forma mais fácil e barata, sem a necessidade de deslocamentos entre cidades. Nesta mesma linha, o Presidente sugeriu que a Comissão, sediada no Rio de Janeiro, fosse encarregada de elaborar apenas uma pequena proposta, a ser encaminhada, via Internet, a grupos de discussão formados por segmentos estaduais e municipais de universidades, arquivos públicos etc, cujas reflexões poderiam ser novamente intercambiadas e finalmente consolidadas pela Comissão. Mencionou o intuito de se contratar, ainda este semestre, um web designer para aperfeiçoar a home-page do CONARQ, para que esta sirva de instrumento para as discussões. O Conselheiro Jorge Vivar sugeriu, então, que o CONARQ utilizasse os profissionais encarregados do site da Universidade Federal de Santa Maria, sem ônus para o Conselho, sugestão acatada pelo Plenário. A Conselheira Lana Lage propôs a formação de um grupo de discussão na própria ANPUH, o que foi aceito. O Presidente, a partir desta sugestão, propôs a formação de diferentes grupos, coordenados pelos Conselheiros em suas respectivas regiões e/ou instituições. Em seguida, pediu ao Plenário autorização para constituir a Comissão inicial, o que foi aprovado. O Plenário discutiu se o calendário desta Comissão será estabelecido em conformidade com a agenda do CONARQ. O Presidente propôs que o calendário da Comissão seja programado em função das reuniões do CONARQ, sugestão aprovada pelo Plenário. Aproximando-se o momento de finalização da primeira parte da Reunião, o Presidente passou a relatar aos Conselheiros os seguintes informes: 1) Encontro denominado A Guarda e a Destruição dos Documentos Originais - I Fórum Brasileiro da Legislação do Documento Digital, que ocorrerá em São Paulo nos próximos dias 20 e 21 de maio, com a promoção da Insigne Tecnologia e Segurança em Marcas e Documentos Ltda. 2) III Congresso de Arquivologia do Mercosul, que será realizado em Montevidéu de 9 a 11 de setembro de 1999. A Conselheira Lana Lage informou a seguir a realização do Simpósio Nacional da ANPUH, nos dias de 25 a 30 de julho, na Universidade Federal de Santa Catarina. 3) Congresso Internacional de Arquivos, que acontecerá em Sevilha entre 21 e 26 de setembro de 2000. 4) Mesa Redonda Nacional de Arquivos, promovida pela OEA, Banco Mundial e CONARQ, que acontecerá nos dias 13 a 15 de julho deste ano na Confederação Nacional da Indústria, no Rio de Janeiro, e que reunirá instituições arquivísticas brasileiras e órgãos de fomento nacionais e internacionais, para discussão de propostas de interesse para o Brasil na área de arquivos. O Presidente informou ao Plenário os objetivos da Mesa Redonda, todos os acontecimentos que antecederam ao planejamento da mesma, a formação da Comissão encarregada da organização do temário do evento etc. Sugeriu que a representatividade buscada para a Mesa Redonda seja pautada na própria representação do CONARQ, já que existe a orientação de que o encontro seja limitado a pouco mais de trinta representantes. Informou ainda que os textos (papers) que farão parte da Mesa Redonda estarão, no final de maio, disponíveis na página do CONARQ. 5) Contato realizado com a FINEP para o financiamento de um curso na área de descrição arquivística, promovido pelo Arquivo Nacional e ministrado por Michael Cook. Levantou-se ainda a possibilidade deste cursoconstituir um projeto da Câmara Técnica de Recursos Humanos do CONARQ. Às quatorze horas, após a pausa para o almoço, o Plenário retomou a reunião. O Presidente passou a palavra à Ingrid Beck, Presidente da Câmara Técnica de Conservação de Documentos, que iniciou o relato sobre as normas sobre construção e instalação de arquivos, elaboradas pela Câmara Técnica (item 3 da pauta), com o título "Recomendações para a construção de arquivos". Ingrid Beck fez uma exposição sobre o principal objetivo do trabalho, que é o de prestar informações técnicas mínimas para que o arquivista tenha condições de dialogar com o arquiteto e vice-versa. Esclareceu que se trata de uma primeira minuta do que seriam as normas propriamente ditas, cabendo ao CONARQ e mesmo aos especialistas em arquitetura, levar o texto à discussão e proceder às devidas modificações. Sugeriu o estabelecimento de um prazo para a finalização do texto. O Presidente argumentou que o texto já havia alcançado um ponto de aprimoramento satisfatório, sendo, portanto, factível neste momento a discussão ponto por ponto pelo Plenário, a fim de que seja aprovado o mais rápido possível e evitada a circulação de rascunhos por muito tempo. O Conselheiro Geraldo Mártires Coelho chamou a atenção para o fato de que o texto possui um componente técnico que em geral foge aos conhecimentos do Plenário. Sugeriu, então, que antes da aprovação pelo CONARQ, se consultasse e procurasse o aval do Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura (CREA) ou outro organismo similar (IAB, SEAERJ etc.), no sentido de que o trabalho não venha a conflitar com alguma norma técnica específica em vigor. O Conselheiro Oswaldo Noman julgou que o texto deveria ser considerado não como um conjunto de normas, mas como um guia de referência para a matéria de construção e reformas de arquivos, o qual seria periodicamente ajustado. O Presidente consultou o Plenário sobre a forma de disseminação desse trabalho: como recomendações básicas para a construção de arquivos, por meio de uma Resolução do CONARQ? Como um manual, em forma de publicação? A Conselheira Maria Odila Fonseca opinou no sentido de que não se deveria alongar ainda mais as discussões no que tange à área de construção e que a interferência dos organismos de engenharia e arquitetura deveria se limitar à consulta sobre possíveis conflitos entre o texto e as normas técnicas. Lembrou, ainda, que o trabalho é essencialmente arquivístico e que foi realizado dentro das normas arquivísticas. O Conselheiro Frederico Silveira dos Santos informou sobre o documento "Considerações sobre o projeto de reforma do Centro de Documentação e Informação" da Câmara dos Deputados, cujo conteúdo ou parte dele poderia ser incorporada ao documento do CONARQ, sugestão que foi aceita por Ingrid Beck. A Conselheira Regina Lúcia Jaeger lembrou a importância da ergonomia e colocou à disposição a experiência do TST em trabalho realizado por aquele órgão nesse assunto. O Conselheiro Frederico dos Santos mencionou a necessidade de se trabalhar melhor no documento as áreas destinadas ao público. Ingrid Beck sugeriu ao Plenário que outros textos poderiam ser elaborados como anexos, e, periodicamente, incorporados ao documento, entre eles, um sobre mobiliário e ergonomia, outro sobre áreas para público etc. Pediu, ainda, que todas as observações feitas pelos Conselheiros fossem a ela remetidas. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira pediu a palavra para indicar algumas alterações que seriam necessárias para aperfeiçoar o documento em termos de conceitos e de terminologia arquivísticos. No 1º parágrafo, 3ª linha, sugeriu a retirada do termo "arquivos correntes" e da palavra "somente", já que para arquivos correntes não há necessidade de se construir prédios próprios. Na linha seguinte, novamente a retirada do termo "arquivo corrente". Da mesma forma, a substituição do termo "coleções", usado ao longo do trabalho, para "acervos documentais" ou "documentos" ou "conjuntos documentais". Na página 3, item 4.2, 2ª linha, substituir o termo "documentação acumulada" pelo termo "documentação a ser transferida ou recolhida" ou "documentação recebida e produzida". No item 6, sugeriu uma nova verificação dos percentuais, para evitar conflitos. Ainda neste item, sugeriu a substituição da expressão "recolhimento" para "local de entrada ou recepção de documentos". O Conselheiro Frederico dos Santos sugeriu, no início da página 6, o desdobramento e a especificação das facilidades a serem previstas para os deficientes físicos. Ainda na página 6, item 6.2, segundo parágrafo, "sala de avaliação e seleção de documentos", lembrou da obrigatoriedade dos arquivos já chegarem avaliados e tratados. O Presidente sugeriu, então que se fizesse uma nota explicativa. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira retornou às suas observações. No item 7, sugeriu a inclusão, no início da frase "a principal função dos arquivos", da expressão "uma das principais". Na página 9, 4º parágrafo, sugeriu a substituição da palavra "materiais" para "acervos" ou "documentos". O Conselheiro Frederico dos Santos sugeriu, voltando à página 8, que se desaconselhasse o uso de estanterias de madeira. Ainda nesta página, último parágrafo, sugeriu a supressão da frase "dois compartimentos da mesma estante não podem ser usados ao mesmo tempo", dando como exemplo os arquivos deslizantes, que podem ter vários trilhos, de acordo com a necessidade. A Conselheira Maria Izabel sugeriu, ainda, na página 10, item 8.2, terceiro parágrafo, a retirada da palavra "bibliotecas". Na página seguinte, sugeriu que se deixasse na expressão "anfiteatro de palestras", apenas a palavra "anfiteatro" ou "auditório". A Conselheira Regina Jaeger sugeriu a inclusão, no item 8.2, das impressoras a laser, além das fotocopiadoras eletrostáticas, como também prejudiciais aos documentos. A Conselheira Lana Lage falou da importância de se mencionar no texto "Subsídios para a Implantação de Arquivos Municipais", o documento preparado pela Câmara Técnica de Conservação de Documentos, ali discutido. Ingrid Beck finalizou a exposição, lembrando que a Câmara Técnica deixa pendente, ainda, a inclusão gradual de anexos ao documento. O Presidente perguntou sobre a formalização do pedido de consulta ao organismo de engenharia e arquitetura. Ficou decidido que o CONARQ formalizaria o pedido ao CREA, ou similar, e que as possíveis observações seriam passadas à Câmara Técnica, que procederia aos ajustes necessários no texto. O Conselheiro Oswaldo Noman fez uma observação com relação à publicação do texto, que, no seu entender, não deveria ser por meio do Diário Oficial, uma vez que o mesmo não trata de normas, mas sim de recomendações. O Presidente chamou a atenção para o fato de que, da mesma forma que o texto "Subsídios para a Implantação de Arquivos Municipais" não será objeto de publicação no Diário Oficial, este tampouco será, pois se tratando de um paper, circulará em forma de folheto por diversos meios, inclusive pela Internet, com o devido referendum do CONARQ. Ingrid Beck acrescentou que, em sua opinião, este texto deveria ser objeto de publicação para ampla distribuição, para isto valendo-se da ajuda de parceiros. O Presidente mencionou a possibilidade de edição dos Cadernos do CONARQ, para a divulgação deste tipo de texto técnico, via papel e via Internet. O Conselheiro Oswaldo Noman citou o interesse dos representantes de Bancos em ajudar as prefeituras a implantarem a Internet nos municípios. A Conselheira Maria Odila Fonseca falou da importância das publicações de textos como esse, sob forma de cadernos, prática que enriqueceria a área da Arquivologia, por atingir uma ampla gama de interessados. Concluída a discussão, o Presidente declarou aprovado o texto "Recomendações para a construção de arquivos", dependendo, entretanto, de consulta a um órgão de engenharia e arquitetura, bem como de copidesque, antes de sua edição. A disseminação será feita através da publicação de Cadernos e também pela home-page do CONARQ, cuja dinamização e enriquecimento já está dentro da programação deste ano. A seguir, o Presidente deu notícia da reunião conjunta entre a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos e a de Classificação de Documentos, ocorrida neste mesmo mês para a revisão do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos para a Administração Pública. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira informou sobre os resultados dessa reunião conjunta, cujo objetivo foi o de atualizar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade aprovados pela Resolução CONARQ nº 4/96, com base na observação das Tabelas remetidas por diversos órgãos da Administração ao Arquivo Nacional, para aprovação. A revisão constituiu-se, prioritariamente, na mudança de descritores que necessitavam de maior clareza nas instruções constantes do texto introdutório e nas alterações feitas no índice. No momento, o trabalho está sendo formatado para ser apresentado oportunamente ao Plenário do CONARQ, e submetido à sua aprovação. A idéia é de que seja feita uma nova Resolução, atualizando a Resolução nº 4/96. Em seguida, o Presidente passou a palavra ao Conselheiro Oswaldo Noman, designado relator do "Projeto de Capacitação de Recursos Humanos na Área de Arquivos, preparado pela Câmara Técnica de Recursos Humanos (Proposta de Marilda Dias Alves e Marilda C. Lima da Silva). Oswaldo Noman se desculpou por não ter trazido nenhum registro escrito da análise procedida em relação ao documento, em virtude do mesmo, até pouco tempo, ter estado sob a responsabilidade da então Conselheira, Dra. Heloísa Tricate, e ter sido a ele encaminhado somente nas últimas semanas. Explicou que a avaliação é fruto das análises de técnicos da Secretaria de Estado de Administração e do Patrimônio, ligados à área de arquivos e à área de capacitação de recursos humanos. A avaliação se concentrou nas quatro propostas de atividades de treinamento e capacitação contidas no documento: 1) Atividade dedicada ao pessoal de nível gerencial mais estratégico, com o objetivo de sensibilizar esse pessoal para a importância do tratamento técnico dos arquivos; esta atividade seria uma palestra sobre gestão da documentação pública. 2) Seminário sobre gestão da documentação pública, voltado para gerentes de nível intermediário, dedicados às atividades mais operacionais. 3) Treinamento em gestão de arquivos para servidores de arquivos públicos. 4)Treinamento em tratamento e recuperação da informação, classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio da Administração Pública, também dirigido a servidores de arquivos públicos. Sobre estas quatro atividades, as avaliações dos técnicos foram as seguintes: a proposta é boa, consistente e atinge as devidas finalidades. Há apenas sugestões de inclusão de alguns itens a serem incorporados ao Programa, para atualizá-lo a respeito da Gestão da Informação, incluindo e dando ênfase também à noção de gestão da "informação" e não só do "arquivo" ou do "documento", especificamente. No seu entender, o trabalho deveria dar uma noção mais ampla da importância do conceito de informação pública, sem maiores detalhamentos, apenas fornecendo uma idéia "macro". Com relação ao conteúdo de uma maneira geral, a única recomendação a ser feita é que além da ênfase ao tratamento do documento, se deveria dar também atenção à gestão da informação, sua importância, seu valor e os cuidados com relação a ela, os quais transcendem à preocupação com o documento. Com relação ao método proposto, que prevê salas de aula convencionais e viagens de instrutores, o Conselheiro avaliou, também com base na opinião dos técnicos da SEAP, que tal formato apresenta dificuldades, principalmente no contexto atual. Observou, quanto a esse ponto, que se deveria estudar formas alternativas. Uma das propostas alternativas veio da ENAP, que sugeriu para os treinamentos voltados ao pessoal da área finalística, a montagem de um pacote de ensino à distância, com a utilização de programas de computador, vídeo etc. Deu como exemplo o Programa de Capacitação do Servidor Público desenvolvido pelo MARE, com base no treinamento orientado à distância. Com relação às palestras, principalmente aquela dirigida ao grupo estratégico, foi sugerido que, em vez de uma palestra ao vivo, se utilizasse o recurso da teleconferência, com o apoio da RADIOBRÁS e da EMBRATEL. Seria apenas uma teleconferência cobrindo o país de norte a sul e atingindo não só os gerentes superiores, mas também outros grupos considerados estratégicos. Mencionou como exemplos três teleconferências realizadas pelo Ministério da Fazenda, para venda de projetos comuns e sensibilização para implantação desses projetos, que atingiu um público muito maior e possibilitou a oportunidade do debate. Com relação ao seminário para a área meio, não houve nenhuma sugestão, já que há a necessidade de se estudar um pouco mais as alternativas para um seminário de seis horas, para que seja produtivo, eficiente e a um custo mais compatível com a realidade. Com relação ao financiamento, informou que as notícias obtidas quanto a esta questão foi a do contingenciamento orçamentário, mas que na parte relativa ao treinamento e capacitação de pessoal não haveria cortes para o treinamento específico para a área finalística, o mesmo não acontecendo àquele relativo à área meio. Informou, então, que embora a área de arquivos seja considerada área meio, soube que haverá oportunidades de financiamento ainda para este ano, mas não no volume proposto. Informou que conversou com o grupo que gerencia o acordo MARE/BID, para verificar a existência de alguma possibilidade de fazeralgum treinamento por meio de seu Programa de Informática, dentro do item denominado Difusão de Informações. A resposta do grupo é que seria possível, porém, neste momento, o acordo está suspenso. Lembrou, ainda, da informação dada pelo Presidente do CONARQ, de que a FINEP estaria disposta a financiar tais atividades. O Presidente tomou a palavra para falar sobre o ensino à distância, proposto peloConselheiro Oswaldo Noman. Explicou que esta alternativa já havia sido analisada por ocasião da elaboração da Proposta. A Presidente da Câmara de Capacitação de Recursos Humanos, Marilda Dias Alves, interveio para explicar esta questão. Informou que foi feita uma avaliação de custos do ensino à distância, a qual correspondia, em um cálculo modesto à época, a US$ 300,000.00, sendo que na presente Proposta o cálculo para o ensino convencional é de R$ 175.000,00. O Presidente, então, lembrou da possibilidade de se utilizar os recursos da Internet, os quais barateariam muito o custo do ensino à distância. A Presidente da Câmara Técnica de Conservação de Documentos, Ingrid Beck, lembrou que a maioria das instituições no país não tem disponível o recurso da Internet, sendo necessária, talvez a criação de centros de referência (pólos de disseminação) em algumas regiões, como por exemplo, a região Norte. O Conselheiro Oswaldo Noman contestou, dizendo que a disponibilidade dos recursos da Internet no Brasil cresce exponencialmente, e que havendo interesse do Governo, estas regiões poderão dispor dos mesmos em curto espaço de tempo. Continuando, Oswaldo Noman afirmou que, no cômputo geral a Proposta é considerada consistente, adequada e realista, sobretudo, apenas sugerindo a busca de alternativas para baratear os custos e atingir umabase maior de interessados. Marilda Dias Alves, acrescentou algumas considerações ao parecer de Oswaldo Noman, dizendo que o trabalho resultou de um planejamento e de uma série de discussões com a ENAP e com o então MARE. Esclareceu que o formato atual do texto, que seguiu o mesmo formato utilizado pelo ENAP e pelo ex-MARE, poderá ser substituído. Informou ainda, que a colaboração prestada por Oswaldo Noman será redigida e encaminhada aos demais membros da Câmara Técnica. Por fim, agradeceu e cumprimentou o Conselheiro pela percepção dos objetivos do texto e pelas considerações feitas, principalmente com relação à importância do valor da informação em todos os sentidos. Informou, ainda que realizou um contato com a FINEP para o financiamento do Projeto, e que no momento está aguardando um retorno. O Presidente encerrou as exposições, fazendo um resumo das providências a serem tomadas, relativamente à implantação dos programas discutidos e os recursos necessários para isso. Analisou os programas discutidos, colocando-os como partes de um tripé, que abrange: a ação junto à Administração para melhor orientar o nascimento e o processamento da informação, com uma boa qualidade de Avaliação para os arquivos de gestão, garantindo melhores resultados para os arquivos permanentes; uma área de tratamento técnico que inclui a tecnologia da informação e padronização da descrição no campo dos arquivos permanentes; e a conservação, que permeia todos eles. Colocou a capacitação, com a criação de pólos de ensino à distância e através de outras alternativas, como um grande vetor de disseminação dessa informação. Mencionou a possibilidade de exploração do uso da rede de televisões a cabo, que são obrigadas a dispor de horários dedicados a programas culturais e educativos, como outra fonte importante de disseminação. Voltou a mencionar a necessidade de capacitação de recursos humanos na Administração Pública, lembrando que até hoje houve muito pouco investimento nessa área, talvez pela caracterização das atividades de arquivo como atividade-meio, sem a consciência de que a administração da informação é um recurso estratégico gerencial. Lembrou, ainda, da importância da contribuição das instituições que estão representadas no CONARQ, sejam universidades, sejam órgãos do Governo, com relação aos recursos de capacitação de que dispõem, como por exemplo, programas de ensino à distância, gráficas, grupos de pesquisa para a elaboração de textos técnicos, produção de vídeos etc., para que se possa viabilizar, com a ajuda de parceiros, os programas do CONARQ; colocou esta questão da contribuição como importante objeto de reflexão dos Conselheiros e solicitou uma consolidação de sugestões neste sentido e, se possível, uma reunião para somar estes esforços. A Conselheira Maria Odila Fonseca aproveitou a oportunidade para informar que o Departamento de Documentação da Universidade Federal Fluminense, que mantém uma

rádio universitária, já colocou à disposição do CONARQ os seus recursos,inclusive para a produção de vídeos, já que o Departamento está hoje associado ao Instituto de Artes e Comunicação Social - IACS, podendo contar com a disponibilidade de recursos materiais e humanos. Sobre essa possibilidade, a Conselheira Ângela de Castro Gomes lembrou que mesmo com a disponibilidadede equipamentos e pessoal, ainda haveria a necessidade vital de recursos financeiros. A Presidente da CTCD, Ingrid Beck levantou a possibilidade do programa de capacitação do CONARQ se integrar ao projeto cooperativo da Mellon Foundation, que neste momento se prepara para iniciar um programa de treinamento a nível regional. O Presidente solicitou aos Conselheiros que avaliassem, junto às suas instituições, a possibilidade de desenvolvimento de ações que culminassem na disseminação de informações e treinamento de recursos humanos na área de arquivos. Abordou, em seguida o item 6 da Pauta, referente ao calendário de reuniões do CONARQ. Mencionou a proposta de que o calendário coincidisse com eventos. Também chamou a atenção para o fato de que somente se deva marcar reuniões quando efetivamente houver matérias pendentes de deliberação. Nas próximas reuniões que deverão ocorrer a partir do segundo trimestre, serão discutidas as seguintes matérias: 1) Revisão do Código de Classificação eTabela de Temporalidade de Documentos; 2) Sinaléticas técnicas, compatíveis com os padrões internacionais, a serem utilizadas na elaboração de microfilmes, definidas pela Comissão Especial, constituída em função do intercâmbio de microfilmes entre Brasil e Portugal (Projeto Resgate/Reencontro). Uma vez definido o padrão, será encaminhado à aprovação do CONARQ, a fim de que seja baixada uma Resolução específica para essa finalidade. 3) Normas ligadas ao processamento da legislação dos arquivos públicos e privados de interesse público e social. 4) Revisão da Lei de Arquivos. Sugeriu o mês de junho para a próxima reunião, aproveitando a oportunidade do evento, no Rio de Janeiro, da Mesa Redonda Nacional de Arquivos, mas deixou em aberto o cronograma, para que sejam feitas, pelos Conselheiros, propostas de alteração. A Conselheira Maria Odila Fonseca pediu a palavra para noticiar a redução maciça do quadro de pessoal do CPDOC-Fundação Getúlio Vargas. Denunciou a gravidade dessas demissões, tendo em vista a contribuição que um centro pioneiro como o CPDOC vem prestando na área de documentação e informação, não só às entidades públicas como também às da área privada, além de manter há quase três décadas um acervo documental relevante,qualitativa e quantitativamente e se dedicar à pesquisa e à produção de conhecimento na área. Sugeriu, então, que o CONARQ se manifestasse de alguma forma, diante da gravidade desse fato, que pode levar ao impedimento de programas de trabalho e à própria extinção dessas atividades. A Conselheira Ângela de Castro Gomes agradeceu e apoiou a manifestação de Maria Odila Fonseca, e deu seu depoimento sobre as dificuldades que, neste momento, enfrentam os centros arquivísticos que estão alocados em instituições privadas, os quais, no seu entender, devem também ser objeto de preocupação do CONARQ. Ouvidos os depoimentos, o Presidente completou as observações feitas e sugeriu que o Plenário aprovasse o encaminhamento de uma carta em nome do CONARQ, expressando a sua preocupação com os fatos ali relatados, sugestão acatada por todos os presentes. Agradecendo a presença e a colaboração de todos os Conselheiros, o Presidente encerrou a sessão às 17h30 e foi lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente.

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