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Portaria nº 60, de 13 de julho de 2011

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MINISTÉRIO DA CULTURA

GABINETE DA MINISTRA

PORTARIA Nº 60, DE 13 DE JULHO DE 2011

Dispõe sobre a Política de Gestão Documental do Ministério da Cultura - MinC, cria a  Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SubSIGA/MinC e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/ MinC.

          A MINISTRA DE ESTADO DA CULTURA, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal;

          Considerando que é de responsabilidade da Administração Pública Federal a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, conforme preceitua o § 2º do art. 216 da Constituição Federal;

          Considerando serem deveres do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, conforme previsto no art. 1° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

          Considerando que o Decreto n° 4.915, de 12 de dezembro de 2003, ao instituir o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, estipulou a necessidade de criar órgãos setoriais e seccionais do referido sistema nos Ministérios e em suas Entidades Vinculadas, bem como subcomissões de coordenação, a fim de integrá-los ao sistema, mediante articulação com a Comissão de Coordenação do SIGA;

          Considerando a previsão efetuada pelo art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, de criação de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, com responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, com o objetivo de identificar os documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;

          e Considerando o previsto nas Resoluções nºs 6, de 15 de maio de 1997, e 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, resolve:

          Art. 1º Estabelecer a Política de Gestão do Patrimônio Documental do Ministério da Cultura (MinC), visando salvaguardar o patrimônio documental, em razão de seu valor de prova, informação e apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.

          Parágrafo único. Para os fins previstos nesta Portaria entende-se por:

          I - gestão do patrimônio documental: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente; e

          II - documentos de arquivo: todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético, óptico ou digital, produzidos e recebidos pelo MinC em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas ou administrativas.

          Art. 2º Determinar que qualquer descarte ou alienação de acervos impressos, digitais ou de qualquer outro tipo de suporte seja precedido de avaliação com a finalidade de identificar o valor e o ciclo de vida do mesmo nas suas diversas fases, identificando o uso e a função da documentação como patrimônio institucional.

          Art. 3º Estabelecer os instrumentos arquivísticos de gestão documental do MinC, que são:

          I - o Plano de Classificação de Documentos;

          II - a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

          III - o Manual de Procedimentos Arquivísticos; e

          IV - o Manual de Assistência Técnica Documental.

          Parágrafo único. Os instrumentos arquivísticos de gestão documental serão todos validados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC, cabendo ao Arquivo Nacional, Órgão integrante da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República, aprovar o Plano de Classificação da área fim e os respectivos prazos de guarda submetidos à homologação do Ministro de Estado da Cultura, pelo Secretário-Executivo do MinC, que providenciará a publicação.

         Art. 4º Criar, no âmbito do órgão setorial do SIGA/MinC, a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SubSIGA, com vistas a identificar necessidades e a harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA de que tratam os arts. 6º e 7º do Decreto nº 4.915, de 2003, bem como organizar as atividades de gestão de documentos das Unidades deste Ministério e Órgãos Vinculados.

         Art. 5º Criar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC, vinculada à Secretaria Executiva e constituída de representantes de cada uma das Secretarias do Sistema MinC, na qualidade de titular e suplente, com a finalidade e responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério da Cultura, visando estabelecer prazos de guarda e destinação final de documentos de arquivo.

         Parágrafo único. A CPAD/MinC deverá elaborar seu Regimento Interno no prazo de noventa dias após o ato de designação de seus membros, o qual será submetido à aprovação do Ministro de Estado da Cultura.

         Art. 6º Compor a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC com:

         I - nível decisório, responsável pela análise, aprovação e validação dos trabalhos da CPAD/MinC; e

         II - nível técnico, responsável pelo desenvolvimento dos estudos da comissão e por propiciar conhecimento sobre as rotinas de procedimentos em seu âmbito de atuação.

         Parágrafo único. Os membros da CPAD/MinC serão responsáveis pela orientação e acompanhamento das normas elaboradas pelo grupo, em cujas reuniões deverão apresentar propostas para aperfeiçoar os instrumentos de gestão.

         Art. 7º Compor o nível decisório da CPAD/MinC com:

         I - um servidor da Consultoria Jurídica do MinC, com especialidade em Direito, para validar os prazos legais de guarda do acervo;

         II - um servidor da Assessoria Especial de Controle Interno/GM;

         III - um servidor do Gabinete do Ministro (GM), com conhecimento na área de atuação da Pasta;

         IV - um servidor da Secretaria Executiva, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

         V - um servidor da Secretaria de Fomento e Incentivo à Cultura - SEFIC, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

         VI - um servidor da Secretaria da Identidade e da Diversidade Cultural - SID, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

         VII - um servidor da Secretaria de Cidadania Cultural - SCC, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

         VIII - um servidor da Secretaria de Articulação Institucional - SAI, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

         IX - um servidor da Secretaria de Políticas Culturais - SPC, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

         X - um servidor da Secretaria do Audiovisual - SAV, com conhecimento na área de atuação da Pasta; e

         XI - um servidor da Diretoria de Relações Internacionais -DRI/SE, com conhecimento na área de atuação da Pasta.

         Parágrafo único. Os membros terão mandato de dois anos, permitida uma recondução por igual período.

         Art. 8° Compor o nível técnico da CPAD/MinC com:

         I - um servidor efetivo com formação em Arquivologia;

         II - um servidor efetivo com formação em Biblioteconomia;

         III - um servidor representante da Coordenação-Geral de Atendimento, Documentação e Prestação de Contas - CGAD/DGI/SE;

         IV - um servidor representante da Coordenação-Geral de Execução Orçamentária e Financeira - CGEX/DGI/SE;

         V - um servidor representante da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas - CGEP/DGI/SE; e

         VI - um servidor representante da Gerência de Informações Estratégicas da Diretoria de Gestão Estratégica - GIE/DGE/SE.

         §1° Os servidores do nível técnico, titulares e suplentes, a que se referem os incisos de III a VI deste artigo serão escolhidos preferencialmente dentre os que tenham formação em Arquivologia e Biblioteconomia.

         §2° Cabe aos servidores com especialidade em Arquivologia e Biblioteconomia dar apoio bibliográfico.

         §3° Os membros terão mandato de dois anos, permitida a recondução.

         Art. 9º Cabe ao Secretário-Executivo do Ministério da Cultura a designação dos titulares e suplentes da SubSIGA e da CPAD/MinC, em seus níveis decisório e técnico.

         Parágrafo único. Caberá ao Secretário-Executivo indicar o nome do servidor que coordenará a SubSIGA, bem como daquele que presidirá a CPAD/MinC.

         Art. 10. À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC, compete:

         I - estabelecer as diretrizes necessárias à implementação e ao aperfeiçoamento da Política de Gestão do Patrimônio Documental do MinC, visando a gestão, a preservação e o acesso aos documentos de arquivo em consonância com as decisões e Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

         II - desenvolver os instrumentos arquivísticos de gestão documental do MinC, bem como revisá-los, atualizá-los e adaptá-los, quando se fizer necessário;

         III - orientar e promover a identificação, avaliação e definição da destinação e dos prazos de guarda dos documentos de arquivo, tendo em vista a preservação daqueles selecionados para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;

         IV - validar as diretrizes para elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos e Termo de Eliminação de Documentos das Unidades do MinC;

         V - estabelecer diretrizes para formação da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Cultura - SubSIGA/MinC e os procedimentos de avaliação e destinação dos documentos de arquivo do MinC;

         VI - promover e estimular a realização de estudos técnicos sobre a situação dos acervos arquivísticos localizados nas Unidades do MinC e sobre a estrutura organizacional existente, no tocante à racionalização das atividades arquivísticas, bem como oferecer assistência e subsídios técnicos às referidas Unidades, sugerindo as providências necessárias;

         VII - incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a reciclagem dos servidores que desenvolvam, ou dos que venham a desenvolver, atividades de arquivo no âmbito do MinC;

         VIII - fomentar, em âmbito nacional, a integração, a padronização de procedimentos e a modernização dos serviços de arquivo do MinC;

         IX - zelar pelo cumprimento da Política de Gestão do Patrimônio Documental do MinC, bem como pelos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras, em sua área de atuação;

         X - manter intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; e

         XI - elaborar e rever, sempre que necessário, seu Regimento Interno.

         Art. 11. Quando necessário, o Presidente da CPAD/MinC poderá convocar colaboradores eventuais para assessorarem e oferecerem subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, dos estudos e das pesquisas técnicas.

         Art. 12. A CPAD/MinC se reunirá para deliberações ordinárias e extraordinárias, conforme dispuser seu Regimento Interno.

         Art. 13. Fica vedada, temporariamente, até a elaboração da Tabela de Temporalidade e após a avaliação do valor histórico pela CPAD/MinC, a eliminação dos documentos relacionados à atividade fim do Ministério da Cultura.

         Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 ANNA MARIA BUARQUE DE HOLLANDA

[Diário oficial da União, nº 134, Seção 1, 14 de julho de 2011]

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